Jaume Casals
Como todo impresor sabe, la dinámica del flujo de trabajo de una planta de impresión es compleja, ya que cada departamento interacciona con muchos otros. Por ejemplo, en un momento dado, el departamento de impresión puede estar recibiendo planchas del departamento de preimpresión, papel del almacén, puede estar entregando hojas impresas al departamento de encuadernación y recibiendo órdenes de fabricación desde administración. Y, así, podríamos encontrar muchos otros ejemplos.
Un nivel complejo de interacción
Este complejo nivel de interacción entre departamentos, así como el hecho de que todo se realice internamente dentro de los departamentos, hace que desarrollar una distribución de planta eficiente también sea complejo. No obstante, los propietarios de empresas gráficas pueden realizarlo más fácilmente si siguen los principios básicos para una buena distribución de planta que describimos a continuación:
- Principio nº 1: Una buena distribución de planta siempre se desarrolla partiendo de los aspectos generales y avanzando hacia los específicos, nunca a la inversa.
Para cada uno de los departamentos que participan en un proceso de impresión, existen dos distribuciones que deben considerarse: la “distribución general”, que considera cómo encajan los diferentes departamentos dentro de la distribución general de planta, y la “distribución específica o interna del departamento”, que establece aspectos como por ejemplo dónde se ubicará cada equipo, cuáles serán los movimientos internos, etc.
El proceso de diseño de la distribución siempre debería empezar desde una perspectiva de conexión entre departamentos en lugar que desde un plan interno para un departamento específico. Hacerlo desde este último punto de vista es parecido a dibujar un paisaje empezando por una de las esquinas del papel e ir realizando el esbozo sin tener una composición general de la imagen a dibujar. Cuando se llega a la esquina opuesta del papel se tiene un dibujo distorsionado y mal compuesto. Y, con frecuencia, también se olvidan cosas.
Cada elemento de la distribución influencia y es influenciado por muchos otros elementos. Así pues, un sistema coordinado (en nuestro caso, una distribución de planta eficiente y productiva), sólo puede conseguirse cuando se han determinado y posicionado los elementos en función de un plan general. En el lenguaje de los diseñadores, esto suele denominarse “entorno de trabajo” o “planificación general”.
- Principio nº 2: La distribución o planificación general debería tenerse en cuenta en cada una de las etapas del proceso.
Las opciones de distribución disponibles en cualquier momento dado del proceso se determinan (y, a su vez, vienen determinadas) por las decisiones tomadas previamente. Así pues, para evitar problemas, debe tenerse la seguridad de que cada decisión que se toma en cualquier momento encaja en el plan general previsto.
Esto no significa necesariamente que la planificación inicial deba ser totalmente rígida, sino todo lo contrario. Si cambian las circunstancias de la empresa (por ejemplo, se compra un equipo nuevo no previsto o se toma la decisión de diversificar la producción), debería revisarse y reajustarse la planificación general.
Nuevas circunstancias
No obstante, las nuevas circunstancias deberían evaluarse teniendo en cuenta cómo afectan al conjunto global de la empresa o a su plan de expansión y no únicamente al departamento directamente involucrado.
- Principio nº 3: Debe considerarse todo y prestarse la misma atención a todos los departamentos de la empresa.
En el estadio de planificación de la distribución de planta, debe ponerse exactamente la misma atención en cada área de la planta. Muchas empresas ponen toda su atención y esfuerzo en diseñar el área de impresión y las áreas muy visibles de la empresa como, por ejemplo, la entrada principal y las oficinas y, en cambio, apenas tienen en cuenta otras operaciones como por ejemplo los envíos o la recepción de trabajos.
Esto es un error. Si se tiene en cuenta que el área de recepción es un punto crítico en el que se originan muchos de los flujos de trabajo de la empresa y que la salida de trabajos es el punto en el que el producto parte hacia el cliente, se hace evidente que a estas áreas debe prestársele tanta atención como a las anteriores comentadas.
En general, dada la complejidad del flujo de trabajo de una empresa de impresión, puede llegar a ser desalentador encontrar el punto en el que empezar al planificar una distribución lógica. Pero puede estar más claro si, antes de llegar al estadio de diseño de la distribución, se dedica el tiempo suficiente a analizar cuidadosamente cómo las diversas funciones dentro de una empresa afectan e interaccionan con otros elementos.
Inicio de la planificación
Como ejercicio para empezar a realizar una distribución de planta, puede ayudar pensar en un cabo del que puede tirarse, hacerse un nudo, enrollarse o dársele cualquier forma. Cuando se tira de uno de los extremos del cabo, cambia completamente la forma. La distribución de una planta es parecida. Cuando cualquier cosa cambia como, por ejemplo, la adición o eliminación de un equipo, la contratación de más personal, etc., todas las otras cosas se ven afectadas.
A pesar de que cada empresa tiene sus características específicas, existe en general una cierta lógica en el movimiento de las personas y del producto en el entorno de las operaciones de impresión. Entender esta lógica, que se describe a continuación, puede ayudar a tomar buenas decisiones en el diseño de la distribución:
- El cliente (o el mercado) determina el producto.
- El producto determina el almacenaje (incluyendo el envío y la recepción) y los equipos (de preimpresión, impresión, postimpresión, etc.)
- La localización de los equipos determina el flujo de trabajo del material y del personal.
- El flujo de trabajo determina la localización de la preimpresión, de las oficinas y de la entrada de los trabajadores.
- La entrada de los trabajadores determina la localización de las zonas de descanso, de los vestuarios, de la cafetería y de recursos humanos.
- Las oficinas determinan la localización de la entrada principal.
Una vez que se tienen claras estas relaciones, es muy útil preparar una lista de todos los componentes individuales que comprende cada área. Por ejemplo, la lista para una empresa de impresión comercial podría ser la que damos a continuación:
- Entradas y salidas: entrada, salas de reuniones para los clientes, contabilidad, ventas, coordinación de servicios al cliente, áreas de trabajo generales, oficinas, varios (centralita telefónica, suministros de oficina, áreas de descanso, archivos, área de fax, área de correo).
- Preimpresión: preflight digital, oficinas (para supervisores, producción, planificación), varios (suministros, archivos, servicios auxiliares).
- Producción: máquinas de imprimir, máquinas de acabados, fulfillment, servicios de valor añadido.
- Almacenaje: de materias primas, productos semielaborados y productos elaborados.
- Envíos / Recepción: oficinas, área de etiquetado, área de transporte.
- Zona de residuos: colectores manuales o neumáticos, compactación.
- Área de soporte a la producción: mantenimiento (almacenaje de recambios), almacenaje de solventes, equipos de soporte (compresores, sistemas de climatización, etc.), cargadores de baterías.
- Servicios a los trabajadores: vestuarios / baños principales, cafetería, áreas de formación / descanso; recursos humanos.
Una vez se dispone de una lista de este tipo, puede utilizarse como punto de referencia para comentar la distribución internamente entre los miembros del equipo de diseño de la distribución. Un ejercicio muy útil consiste en poner los elementos individuales en fichas. Si lo que se está haciendo es construir o remodelar completamente la empresa, puede utilizarse una ficha para cada una de sus áreas principales. Si lo que se está es reorganizando un departamento, lo que hay que hacer es poner cada uno de los elementos internos de ese departamento en una ficha separada.
Con las fichas preparadas, éstas pueden colocarse de forma que tengan sentido, pensar sobre su distribución, comentarlo con los miembros del equipo del proyecto, analizar cómo influye el diseño en el movimiento interno de las personas y del material, etc.
También es muy útil pedir, al realizar este ejercicio, la opinión de las personas de cada departamento, ya que conocen muy bien la dinámica del flujo de trabajo que se está considerando. Siempre debe tenerse presente que una buena distribución permite un buen flujo de trabajo, mientras que una mala distribución dificulta una alta productividad.
En base a los resultados obtenidos en estos intercambios de opiniones puede rehacerse la colocación de las fichas hasta obtener una distribución de planta que tenga sentido en el entorno de la empresa.
Una vez se ha conseguido esto, el siguiente paso es considerar la escala. Una forma de hacerlo es cortando trozos de papel o de cartulina a escala de la superficie que se considera que necesita cada departamento. Entonces se colocan los trozos según la distribución que se ha determinado previamente.
Al hacerlo, se hará evidente que las áreas no pueden ser cuadradas. Para conseguir una distribución en la que los departamentos encajen bien manteniendo las adyacencias necesarias, deberán modificarse las formas cuadradas, tanto en longitud como en anchura. Estas dimensiones pueden ajustarse y reajustarse hasta obtener la configuración adecuada.
Por ejemplo, un departamento que necesite unos 240 m2, puede tener unas dimensiones de 12 x 20 metros o de 15 x 16 metros o cualquier otra. Debe intentarse que ninguna de las dimensiones sea más del doble de su anchura o longitud correspondiente, para evitar formas excesivamente alargadas, que no son adecuadas para un buen movimiento interno de los materiales.
Distribución específica
Una vez que se ha realizado la distribución general de los departamentos y que se tienen sus adyacencias y sus formas, ya pueden determinarse las configuraciones internas de los departamentos para ver cómo colocar todos los equipos.
Al hacer esto deben tenerse en cuenta las columnas que pueda haber en la zona, que normalmente suelen estar colocadas a distancias que oscilan entre los 7 y los 14 metros, formando una cuadrícula, aunque existe cierta flexibilidad en la distancia entre columnas.
Una forma práctica de trabajar sobre la distribución interna de los departamentos consiste en dibujar la cuadrícula de columnas de la planta sobre un material transparente y colocarlo sobre la distribución general de planta para determinar el espacio necesario para los equipos en cada departamento.
Al calcular los requisitos de espacio necesario para los equipos, es importante también tener en cuenta los pasillos para la manipulación del material, lo que puede suponer entre un 12 y un 15% del área de planta, así como el área de operación completa de cada equipo y no únicamente sus dimensiones, como por ejemplo plataformas, mesas de trabajo, etc.
Una vez se tiene todo esto en cuenta se traza sobre la distribución el espacio necesario para cada equipo, prestando especial atención a los requisitos del flujo de trabajo.
Finalmente, el último paso en el proceso inicial de diseño consiste en determinar si la distribución planificada es lo suficientemente flexible como para permitir una cierta expansión en el futuro.
Una forma de planear futuras expansiones consiste en incorporar en el diseño áreas con un número mínimo de particiones interiores. Estas particiones son simples de planificar y poco costosas y pueden utilizarse para el almacenaje hasta que se precise su futura utilización, momento en que pueden convertirse fácilmente en áreas de producción o de administración adicionales.
No obstante, es importante llegar a un balance entre lo que es la empresa actualmente y sus posibles necesidades futuras de expansión. Obviamente, no puede planificarse un espacio de almacenaje ilimitado, por lo que lo mejor es adaptar los espacios próximos a las áreas que se prevén de futuro crecimiento.
Probablemente, el esfuerzo y el tiempo dedicados a la planificación de la distribución antes de realizar cualquier nueva construcción o remodelación es el mejor esfuerzo que puede hacerse, ya que permite desarrollar una distribución de planta que maximiza la eficiencia del proceso de producción, dando así a la empresa una valiosa ventaja competitiva.
