Redacción Alabrent
1. ¿Por qué hablamos de programas de planificación?
Los programas para la planificación de la producción deberían ser una ayuda imprescindible. Sin embargo, la implantación de estos programas no es fácil. Dependiendo de las características de la empresa, las posibilidades de aplicación no son las mismas.
Realmente, existen diversos motivos por los que parece interesante hablar de programas de planificación. Por una parte, el número de trabajos que pasan diariamente por una empresa gráfica es cada vez mayor, debido, esencialmente, a una disminución de los tirajes.
Por otra parte, los precios a los que se puede vender parece que seguirán bajando, con lo que resulta imprescindible optimizar los recursos de producción. Así pues, esta temática es algo que, de un modo u otro, las empresas deben considerar, para tomar una decisión acorde con sus circunstancias.
En la práctica, pocas empresas disponen realmente de un sistema de planificación. Entre ellas, muchas siguen utilizando sistemas primitivos basados en tarjetas o similares. La falta de planificación lleva con frecuencia a la necesidad de realizar horas extras o a la necesidad de detener tirajes para introducir otros para cumplir en plazo.
A ello se debe añadir la importancia que para los clientes tiene la fiabilidad en el cumplimiento con los compromisos de entrega. Antes que otros aspectos como la calidad o el precio, el hecho de que el plazo de entrega comprometido se cumpla es lo que los clientes valoran más.
Una fiabilidad en el plazo de entrega permite aplicar precios más altos. El cliente preferirá la seguridad a un precio más bajo, pero sin la seguridad en la entrega. En este sentido, es importante actualizar al cliente sobre cualquier desviación frente a lo esperado.
Muchas empresas han intentado implantar sistemas de planificación sin éxito, con frecuencia por una mala elección, ya sea del sistema, del nivel de aplicación, o simplemente porque no se ha apostado suficientemente desde dirección en ello. Sin embargo, lo cierto es que no se es suficientemente consciente de lo que implica esta implantación. Esto se debe a que no hay demasiada información que ayude a una elección acertada.
Por todo lo comentado, pues, parece suficientemente justificado hablar de programas de planificación, y más concretamente de las posibilidades de su aplicación en función de las características individuales de cada empresa.
2. Objetivos de la planificación
Posiblemente, el conjunto de objetivos de la planificación pueda resumirse en el hecho de establecer el orden y distribución de los trabajos en producción de la forma más eficiente posible, teniendo en cuenta los compromisos con los clientes.
Esto conlleva una serie de aspectos. En primer lugar implica, como objetivo, asegurar que se cumple con los compromisos en las fechas de entrega con los clientes, avanzándose a posibles retrasos y actuando de forma calculada, y no sobre la marcha.
Ello debe permitir también informar a los clientes de forma fiable. Aunque no sea un objetivo directo, el hecho de informar al cliente frente a cualquier eventualidad resulta muy beneficioso en la fidelización del cliente.
En la organización de los trabajos no es importante buscar un orden de producción que permita entregar a tiempo, sino también que optimice los recursos disponibles para obtener la mejor productividad. En este sentido, serán importantes aspectos como combinar trabajos de características similares en secuencia, ya sea por colores, formato, tipo de material, etc.
La planificación debe permitir, también, prever necesidades de servicios externos o de un esfuerzo de dedicación de personal (en forma de horas extras, por ejemplo) para momentos determinados, a pesar de que en el momento de realizar ese esfuerzo no se esté trabajando sobre pedidos críticos. De hecho, la planificación actúa sobre el conjunto de los trabajos y no sobre un pedido en concreto “urgente”. La planificación debe avanzarse a las urgencias.
Tan importante es la previsión de puntas de trabajo como “defectos” de trabajo. Conociendo anticipadamente que en un periodo determinado se tendrá falta de trabajo, se puede actuar comercialmente para minimizar el efecto.
Por otra parte, existirán tiempos necesarios para tareas de mantenimiento o para pequeñas reparaciones que siempre se asumirán mejor dentro de la producción si están debidamente programados.
3. Dificultades que se encuentran al implantar la planificación
Existen muchas razones que hacen que las cifras de utilización efectiva de la planificación sean tan bajas, y que no se esté desarrollando la planificación de la forma que se quisiera.
Realmente, implantar un sistema de planificación tiene sus dificultades.
El hecho de que los tirajes sean cada vez más cortos, y los plazos de entrega también, es un factor fundamental que dificulta la implantación de cualquier sistema que exija cierta previsión.
Además, parece que siempre haya algún trabajo urgente que tenga que insertarse en lo planificado. Esto, en un entorno de gran volumen de trabajos de tiraje corto y con una planificación de “la mañana para la tarde”, hace inviable, en muchos casos, mantener un sistema de planificación de forma completa.
Por otra parte, los tiempos que se introducen en los sistemas de planificación son estimados, y con demasiada frecuencia presentan grandes diferencias respecto a la realidad, al no hacer la revisión oportuna. Además, en los tiempos estimados no se tiene en cuenta el efecto del tiempo no efectivo diluido en el conjunto de los trabajos.
Una barrera importante que se encuentra al implantar un sistema de planificación es la consecuencia de no dar a la planificación la importancia que tiene. Si se decide planificar a un determinado nivel, se debería atener a las consecuencias que ello tiene en cuanto a recursos humanos y a medios. Muchas veces se decide implantar un sistema de planificación, pero no se libera a nadie de carga de su trabajo para que pueda llevar a cabo la planificación de forma eficiente, o no se opta por el programa adecuado por razones de precio.
Realmente, la planificación a un alto nivel exige de una notable dedicación de tiempo en función de la dimensión de la empresa y del número de trabajos, y es frecuente que no parezca justificada.
Junto a todo ello, la oferta de programas para la planificación en el proceso gráfico es realmente limitada. De hecho, a veces parece que los propios fabricantes no crean demasiado en su herramienta o que incluso le den poca importancia, tratándolo como algo residual o complementario.
Esto resulta desalentador y, frente a tanta incertidumbre, normalmente se decide continuar igual.
4. Las funciones de un programa de planificación
No todos los programas de planificación pueden hacer lo mismo. A su vez, no siempre se podrá sacar provecho del conjunto de posibilidades que un programa de planificación ofrece.
Sea como sea, para poder entender cuáles son estas posibilidades y para determinar aquello que en cada caso se podrá explotar, es necesario conocer el conjunto de funciones que puede llegar a ofrecer un programa de planificación.
A continuación describimos una lista del conjunto de funciones y posibilidades que puede llegar a tener un programa de planificación. Esta lista no pretende ser completa, sino concentrarse en los elementos clave y diferenciales.
Existen diversos programas en el mercado, pero sólo algunos pocos cubren la mayoría de los aspectos de la lista.
Nos referimos concretamente a:
- Entrada de pedidos / trabajos: Se trata del conjunto de opciones relativas a la introducción de un nuevo trabajo, definiendo el conjunto de características en lo que afecta a la planificación. Esto puede hacerse de forma manual por trabajo o transfiriendo la información del sistema de gestión.
- Funciones de planificación manual sin condicionantes: La planificación puede ser el resultado de asignar de forma manual los trabajos, y sus fases, a equipos y en la secuencia y temporalidad deseada. A este nivel, no existen condicionantes que limiten las posibilidades en la planificación, pudiendo llegar a absurdos como desarrollar procesos anteriormente a otros que son previos en la cadena productiva. Se trata, pues, de una ayuda a representar la planificación decidida, que, a su vez, descubrirá deficiencias de la planificación en función de los conocimientos del planificador.
- Funciones de planificación automática con condicionantes: En el momento en el que se introduce automatización en la planificación, es necesario que se describan las reglas a las que obedecerá el automatismo del programa para llegar a la propuesta de planificación. En este sentido, existen diversos tipos de condicionantes:
+ Condicionantes por fase de producción, no permitiendo secuencias no lógicas en los procesos.
+ Condicionantes por volumen de producción, permitiendo un nivel de solapamiento entre fases de producción en función del volumen producido (por ejemplo para cubrir la posibilidad de empezar a plegar un trabajo antes de acabar la impresión si el tiraje lo permite).
+ Prioridades por trabajos o clientes, permitiendo dar preferencia a determinados clientes o trabajos para asegurar el cumplimiento del plazo de entrega en ese caso por encima del resto, al automatizar la planificación.
+ Prioridades por fases de producción, dando más valor a la eficacia en la planificación en determinados procesos.
- Comunicación de la planificación al personal que gestiona la producción: Al margen de lo que representa la planificación en sí misma, es fundamental que el sistema permita comunicar de forma clara cuál es la secuencia determinada. Sin ser propiamente una función de los programas de planificación, sí que se trata de una aplicación más a tener en cuenta de estos programas.
- Comunicación de la planificación a los operarios de producción: Más allá de la comunicación de la planificación al personal que gestiona la producción, otra aplicación es la de comunicar los trabajos a realizar en cada momento a los operarios. La representación deberá ser clara y permitir identificar también los trabajos a realizar próximamente y el estado en el que se encuentran.
- Escenarios de planificación alternativos: Se trata de la posibilidad que sólo unos pocos programas tienen de realizar diversas planificaciones de forma simultánea, pudiendo simular la entrada de determinados trabajos o alternativas para determinar la más conveniente.
- Entrada y salida de información: Una función conveniente de un programa de planificación independiente del de producción es que permita (esté abierto) la entrada de información de nuevos pedidos y del estado de los trabajos activos en algún formato estándar. Además, la salida de información también es una opción a considerar.
- Alertas por desviaciones: Este aspecto es realmente uno de los más importantes. Se trata del conjunto de posibilidades que el programa puede tener en cuanto a avisos y alertas cuando una determinada secuencia de planificación hace que determinados trabajos no cumplan con el momento de entrega deseado.
- Sugerencia de diferentes alternativas en función de preferencias: Habiendo establecido un conjunto de preferencias en la planificación, como optimizar formatos, colores u otros aspectos, el sistema puede presentar diferentes alternativas de planificación.
- Listados de cargas: Dependiendo de quién deba analizar la información, a veces es preferible disponer de la información de la planificación en forma de listado por equipo de producción.
- Previsión de necesidades de trabajo o de medios productivos: Se trata nuevamente de algo que resuelven los programas de planificación más que de una función propiamente. Con ello, será posible prever la necesidad de realizar horas extras o subcontratar, o bien comunicar a comercial que se prevé una bajada en los trabajos para que se actúe en consecuencia.
- Fechas de necesidad de elementos de producción (materiales): Para que la producción avance sin detenerse es necesario disponer de los materiales a tiempo (pero tampoco con exceso de antelación). Gracias a la planificación se podrá organizar eficientemente el suministro de elementos productivos con la antelación suficiente.
- Conocimiento en tiempo real del estado de los trabajos: Informar al cliente sobre cualquier variación en la entrega prevista con la mayor antelación tiene gran importancia para mantener la credibilidad de la empresa. A su vez, para la gestión de la producción es también importante que se actualice de forma constante y en tiempo real el estado de los trabajos en la planificación.
5. En definitiva
La implantación de un programa de planificación es algo que merece ser considerado de forma particular para cada empresa. Para ello, en cada caso se deberá analizar si tiene sentido o no apostar por la implantación de un programa de planificación. Se deberán valorar los aspectos de aplicación que comentamos en este artículo y determinar el uso que se podrá desarrollar. Luego, se deberá encontrar en el mercado la opción adecuada a ello.
En general, es preferible apostar por un sistema simple y que se utilice que no por algo con grandes pretensiones que, por su rigidez y complejidad de utilización, limite la facilidad de implantación.
Sería preferible que estuviera conectado con el sistema de gestión, y mucho mejor si está integrado.
En su momento, se debería preparar un cronograma en la implantación en el que se especifiquen las etapas que se deben superar, incluyendo aquellos tipos de trabajos y de fases de producción que participan de la planificación.
En la elección del programa, se debe siempre tener presente el nivel de implantación que tiene en el mercado, así como la solidez de la empresa proveedora.
Finalmente, y antes de la implantación, será necesario adecuar la organización a la nueva disciplina que permita la implantación con el éxito necesario.
