Jaume Casals
Tradicionalmente, en momentos económicos favorables, siempre ha existido la tendencia a aumentar la superficie de la planta de producción de las empresas gráficas, persiguiendo dos objetivos principales: por un lado, reducir las posibles ineficiencias existentes y, por otro, mostrar a los posibles interesados (clientes, suministradores, colaboradores, etc.) la importancia de la empresa.
De hecho, en algunos casos, ha existido la profunda convicción de que la expansión física de la planta o su recolocación en otro enclave eran las únicas opciones efectivas y/o viables para mejorar su eficiencia. No obstante, se trata de una tendencia carente de cualquier fundamento, que resulta totalmente errónea en muchos casos, más de los imaginables.
Con frecuencia la toma de este tipo de decisiones se ha basado más en el hecho de evitar la realización de un análisis exhaustivo de las operaciones actuales de la empresa gráfica para poder detectar sus posibles ineficiencias, que en cualquier otro factor.
Y el tiempo ha demostrado que, como resultado de la adopción de esta estrategia, lo único que se obtienen son empresas gráficas débiles, incapaces de sobrevivir en las épocas de mayor inestabilidad o precariedad económica o, en el mejor de los casos, cargadas de deudas.
Por el contrario, todas aquellas empresas que, en su momento, decidieron analizar con profundidad las causas de sus ineficiencias con la intención de remediarlas sin aumentar sus metros cuadrados de planta, están en una posición mucho mejor en el mercado gráfico actual.
Ventajas del análisis de las ineficiencias de la planta
Así pues, es importante tener en cuenta que toda empresa gráfica puede beneficiarse de una mayor eficiencia en su planta de producción, si analiza previamente cómo puede mejorar sus operaciones actuales. Algunas de las ventajas destacables que puede conseguir son, entre otras:
- Optimización de la eficiencia de su planta de producción, llegando a la raíz de sus ineficiencias actuales y eliminándolas o aplicándoles la mejor solución posible.
- Mejora de la capacidad de respuesta de la empresa gráfica, obteniendo una mayor flexibilidad frente a las oportunidades que ofrece el mercado, tanto nuevas como ya existentes.
- Aumento de la productividad y rentabilidad de la empresa gráfica.
- Obtención del mejor valor posible del capital de la empresa, en lugar de tener que invertirlo en la ampliación / construcción de la planta.
- Obtención de la mayor eficiencia con la mínima alteración de las operaciones habituales de la empresa (frente a las graves interrupciones que puede provocar la necesidad de construir).
- Aumento de la "vida útil" del edificio actual de la empresa gráfica.
En cualquier caso, el primer paso para obtener una planta más eficiente comporta, inevitablemente, identificar todos aquellos elementos que están contribuyendo actualmente a las ineficacias de la planta.
Criterios clave en la identificación de las ineficacias de la planta
Para facilitar la detección de tales ineficacias, mostramos la tabla adjunta, que puede ser de interés. En esta tabla se detallan los criterios clave a considerar y las agrupaciones sugeridas según la tipología de áreas de consideración.
Como puede verse en la tabla, entre los criterios clave se incluyen:
- Infrautilización de la inversión
Éste es tal vez el primer criterio a considerar, y hace referencia a todas aquellas zonas que se están infrautilizando o que, incluso, no se utilizan.
Al valorar este criterio deben considerarse, no tan solo aquellas áreas relativas al terreno en el que se sitúa la empresa (como las zonas de aparcamiento, las de carga y descarga de los camiones o las de almacenamiento temporal de residuos), sino también las relativas a la propia nave industrial (entresuelos, salas para mecanismos o para instalaciones eléctricas, etc.) o las que se utilizan como anexos (almacenes, espacios para fulfillment, etc.). En definitiva, debe considerarse cualquier espacio al que no se le esté sacando su máxima eficiencia.
- Manipulación de materiales
Es importante evaluar el movimiento de los diferentes materiales en el interior de la planta (por ejemplo, materias primas, materiales en proceso, productos elaborados y/o semielaborados, etc.), planteándose aspectos como si este movimiento está organizado de alguna manera, o si se considera la utilización eficiente del espacio en el movimiento de los materiales.
Cualquier mejora en esta área comporta, no tan solo un ahorro destacable de tiempo, sino también de desperdicios.
- Proximidades
Otro aspecto a considerar es la continuidad en la planta, es decir, el flujo de personas, información y materiales entre las diferentes áreas.
En este sentido, hay que analizar si, por ejemplo, los departamentos que deben interactuar con frecuencia están colocados de forma adecuada, minimizando el espacio y el tiempo necesarios para pasar de uno a otro.
Deben intentar localizarse aquellas áreas en las que exista una utilización o un movimiento excesivos de materiales, de personas o de información.
- Tendencias de la producción
En este punto, hay que analizar aspectos como, por ejemplo, cuáles son las tendencias que se detectan entre los trabajos que realiza la empresa gráfica para sus clientes, si existen segmentos de mercado que pueden desarrollarse, si los procesos que se realizan con más frecuencia pueden hacerse más eficientes, etc.
Esto permitirá a la empresa gráfica servir mejor a sus clientes actuales y, por otro lado, hacerse más atractivo frente a la competencia.
- Espacios desaprovechados
En este sentido, la limpieza es fundamental, por lo que deben detectarse y eliminarse todos aquellos rincones en los que se acumulen equipos obsoletos que ya no se utilizan, materias primas o productos acabados y/o semielaborados que no se hayan movido durante años, etc., ya que lo único que están haciendo es ocupar espacios que podrían aprovecharse.
Se debe aprender a optimizar el espacio del que se dispone, utilizándolo en lugar de desperdiciarlo.
Gestión de la información obtenida
Una vez realizado este análisis comentado en el apartado anterior, debe saberse qué hacer con la información generada, para poder mejorar realmente la eficiencia de la planta.
Recomendamos a continuación cinco puntos básicos a seguir en este sentido:
1. Alcanzar un consenso
Es importante que, sean cuales sean las conclusiones a las que se lleguen, todo el equipo de personas involucradas en la empresa gráfica coincidan en esas conclusiones, ya que cualquier mejora que quiera adoptarse deberá estar consensuada con ellos.
Debe asegurase, pues, que todo el mundo está de acuerdo en cuáles son los elementos que están haciendo que la planta tenga ineficiencias.
2. Priorizar
Deben definirse cuáles son los elementos más importantes y, por lo tanto, a cuáles se les va a dar prioridad en función del presupuesto disponible. El establecimiento de prioridades ayuda a centrar los esfuerzos a realizar y a identificar las áreas en las que los cambios tendrán un mayor impacto.
3. Establecer fases de actuación
Definir fases de actuación agrupando los diferentes elementos en función de las prioridades que ya se han establecido y determinar cuándo debe empezar y acabar cada una de las fases.
4. Desarrollar una estrategia de implantación
Deben definirse aspectos como, por ejemplo, cómo van a conseguirse los objetivos planteados, con qué recursos, cuáles van a ser las diferentes metas específicas a conseguir, etc. Es decir, establecer un "plan" que conduzca hacia el éxito del programa.
5. Formar al personal
Con seguridad, este programa de mejora de la eficiencia de la planta precisará la formación del personal involucrado, de forma que realmente se consigan los objetivos planteados a raíz del análisis realizado.
Conclusiones
Los impresores necesitan maximizar las eficiencias de todos y cada uno de sus recursos disponibles, incluido el espacio, es decir, la planta de la empresa de impresión.
Esto les permitirá aumentar su productividad y rentabilidad y, por lo tanto, tomar cierta ventaja en un sector, el gráfico, en el que la competencia es muy agresiva y en el que, en la actualidad, las duras condiciones económicas generales obligan a replantearse la estrategia productiva de toda empresa.
En líneas generales, el programa a diseñar en este sentido debería constar de las siguientes fases:
- Análisis de todas las áreas de la empresa
- Identificación de las ineficiencias existentes
- Obtención del consenso de todo el personal involucrado
- Toma de decisiones en función de la información obtenida
