Jaume Casals
No obstante, nos encontramos con que están desapareciendo personas y empresas que, tradicionalmente, se han encargado de la formación del personal. Igualmente, también está disminuyendo el número de centros de formación de impresión y, los que quedan, se están especializando en diseño gráfico más que en producción impresa. Todo esto indica que los impresores se ven obligados a diseñar e implantar sus propios programas de formación para el personal.
Para complicar más todavía esta situación, el entorno económico en el que nos encontramos está muy poco activo y las consolidaciones y cierres de empresas están originando una pérdida neta de puestos de trabajo en el sector, normalmente de la gente con más experiencia y formación en beneficio de personas nuevas en el sector y que no tienen, por tanto, una formación específica.
Ventajas clave
Es habitual encontrarse con impresores que se quejan de no tener trabajadores de calidad pero que, en cambio, no hacen nada para establecer programas de formación efectivos. Esto es un grave error ya que, aparte del beneficio de disponer de trabajadores cualificados y con conocimiento de las últimas novedades, existen otras ventajas que aporta una formación efectiva del personal:
- Fortalece las relaciones de trabajo en el entorno de la empresa, ya que ayuda al personal a entender cómo encaja su trabajo en la estrategia general de la empresa.
- Hace que el personal esté más involucrado en la mejora continua de los procesos que se desarrollan en la empresa.
- Aumenta la contribución del personal en la mejora de la empresa.
No obstante, las empresas que no se involucren totalmente en la formación de sus trabajadores no podrán disfrutar de estas ventajas, que únicamente se conseguirán si se formaliza un programa de formación para todos los niveles funcionales y, en su implementación, se involucra directamente la gerencia de la empresa.
En muchas empresas, esto supone un cambio de mentalidad, ya que la formación debe verse como una parte esencial del funcionamiento de una empresa y no como una opción, que es como muchas empresas la ven actualmente.
En este sentido, con frecuencia se utiliza la estrategia de formar al personal “cuando se tiene tiempo”, lo que es erróneo ya que, si la gestión de la empresa no está lo suficientemente involucrada en este aspecto como para destinar un tiempo determinado a la formación, nunca se dispondrá del “tiempo libre” para realizarla.
Incluso en la actualidad, en que muchas empresas no están trabajando al máximo de su capacidad, no se está haciendo formación. Así pues, es esencial introducir la formación en la planificación general de la empresa.
También existen empresas que aplazan la formación “hasta que dispongan de los recursos económicos necesarios”. Pero, como sucede con el tiempo, el dinero extra nunca aparece, por lo que el coste de la formación del personal también debería tenerse en cuenta en los presupuestos de la empresa.
Finalmente, existen empresas que creen que, si contratan personal lo suficientemente preparado, ya no necesitan formación. Pero de nuevo esto es un error ya que, si se confía en la formación que los trabajadores han adquirido en otras empresas en las que han trabajado previamente, se pierde el control sobre las capacidades y la actitud de trabajo que tienen los trabajadores. Es decir, éstos pueden ser menos efectivos y no lograr los objetivos pretendidos.
Así pues, si no se forma adecuadamente a los trabajadores, se corre el riesgo de tener personal con una formación muy pobre o incorrecta para el entorno de la empresa. Debe tenerse muy presente en este sentido que el hecho de que una persona tenga experiencia no significa necesariamente que sepa lo que se espera de él.
Un programa efectivo
Muchas empresas confían en una formación informal, basada en el trabajo, que imparten los trabajadores más antiguos y los supervisores o jefes de taller, que ofrecen su ayuda y sus sugerencias a los trabajadores más nuevos y a sus subordinados. Aunque en algunos casos esto puede estar bien, no constituye por sí solo un programa de formación efectivo.
Por un lado, con este tipo de formación, la gerencia de la empresa tiene poco control sobre lo que se está enseñando y cómo se está asimilando, por lo que pueden generar situaciones en las que la gerencia no sepa realmente cómo se están haciendo las cosas o no sea consciente de las situaciones en las que una persona no quiere o no puede enseñar a otra.
También existen impresores que confían la formación del personal a sus suministradores de equipos. De nuevo, aunque este tipo de formación que imparten los fabricantes sobre sus equipos es necesaria, no es suficiente. Una de las razones es que muchas empresas reciben esta formación una única vez y no la repiten cuando se contrata personal nuevo, por lo que se crea una brecha en la formación del personal. Así pues, este tipo de formación debe ser complementario a la de base del personal.
Esfuerzos insuficientes
Es habitual que, cuando aparecen nuevos requisitos legales a cumplir y nuevas certificaciones, surja la intención de formar al personal. No obstante, estos esfuerzos son, de nuevo, insuficientes, si no van acompañados de un seguimiento regular y de un esfuerzo educativo.
Estas soluciones de formación parcial no son adecuadas para los impresores actuales. En lugar de esto, lo que necesitan las empresas es adoptar una formación activa mediante:
- Formar a los trabajadores antes de que lo necesiten.
- Conseguir recursos humanos (o, si la empresa no dispone formalmente de ellos, un director) que lidere el desarrollo del plan de formación y de los formadores.
- Aumentar el valor de todos los directores y evaluar su efectividad en la forma en que apoyan los programas de formación en sus áreas respectivas.
Debe recordarse que debería realizarse formación a todos los niveles y en todas las áreas de la empresa, no únicamente en la de producción. Las áreas de mantenimiento, administración y servicio al cliente son también muy importantes.
La gerencia de la empresa tiene la responsabilidad de asegurar que todos los empleados están al día y que son conscientes de la forma en la que contribuyen en el entorno general de la empresa.
Y, además, la gerencia también debe aprender y mejorar. Los mejores gestores son aquellos que van optimizando sus capacidades en sus áreas de responsabilidad como por ejemplo control de la calidad, gestión financiera, supervisión de los trabajadores, etc.
Un programa de formación efectivo debería generar resultados concretos. En nuestro trabajo como consultores nos hemos dado cuenta de que, muchas veces, es la falta de formación la que conduce a la aparición de diversos problemas crónicos como, por ejemplo, el exceso de mermas en producción. Si se une un esfuerzo continuado en la formación del personal a una mejora continua en los procesos de producción, el resultado es una mejora substancial en prácticamente todas las áreas de la empresa.
Pasos a seguir en el diseño e implantación de un proceso efectivo de formación
A continuación describimos los pasos clave que hay que seguir para diseñar e implantar un programa efectivo de formación en la empresa, tanto para los trabajadores nuevos como para los que ya están en la empresa.
- Desarrollar un plan de formación básico
Primero deben establecerse las áreas de conocimiento que deberían impartirse a todos los trabajadores y, después, definir las específicas para cada área funcional de la empresa.
La formación interna puede complementarse con cursos impartidos en escuelas o en asociaciones locales.
- Determinar los requisitos de formación de cada uno de los trabajadores
Evaluar cada uno de los trabajadores en función del puesto que ocupan en la actualidad, de sus capacidades personales y del puesto al que podrían aspirar.
- Identificar y habilitar a los formadores
Escoger las personas de la empresa que pueden actuar como formadores y habilitarlos para ello, tanto en conocimiento como en capacidad. Al principio, no se les debe exigir que sean perfectos. Si se han escogido las personas adecuadas, mejoraran rápidamente con la experiencia y las ayudas necesarias.
- Designar un lugar de la empresa para la formación
Decidir de antemano dónde se realizará la formación. Diferentes tipos de formación pueden precisar diferentes localizaciones: formación de tipo administrativo en una oficina vacía o en una sala de conferencias, formación de producción en la misma planta, etc.
- Establecer un programa de formación
Conseguir que varios departamentos se involucren en la creación del programa de formación. Además de suavizar las dificultades que puedan surgir en la programación, se obtiene el beneficio añadido de involucrar a los trabajadores y a la dirección en discusiones sobre qué objetivos conseguir y cómo hacerlo.
- Evaluar el programa de formación
Un aspecto crítico de todo programa de formación consiste en evaluar periódicamente su efectividad para poder mejorarlo. Deben pedirse respuestas y desarrollarse formas de valoración para analizar si las personas que reciben la formación la están entendiendo y cómo la están aplicando en el entorno de la empresa.
- Responsabilizar tanto a los formadores como a las personas que reciben la formación
Adoptar una actitud pasiva frente a la formación únicamente servirá para reducir la efectividad de cualquier programa de formación, incluso del mejor. Debe darse a la formación la importancia que se merece en el entorno de la empresa, haciendo que la asistencia del personal sea obligatoria.
También debe evaluarse, regularmente, la efectividad de los formadores, haciendo que proporcionen sugerencias de mejora inmediata a medida que se necesiten. Estas evaluaciones deben incluirse en sus ficheros personales para tener constancia durante las revisiones que se realicen posteriormente.
