Jaume Casals
Además, acostumbramos a no definir adecuadamente las funciones y puestos de trabajo y, en realidad, adaptamos todo eso a las características de la persona que hemos podido captar.
No parece que esto sea coherente con la importancia que reconocíamos al principio. ¿Qué deberíamos hacer en realidad? Lo primero deberá ser un análisis de la causa de esa nueva incorporación. Puede ser la iniciación de una nueva actividad en la empresa, la adquisición de una nueva tecnología, el intento de solución de un cuello de botella, el reconocimiento de un exceso de problemas en la productividad o en la calidad, una reorganización para atender al crecimiento sostenido, un crecimiento horizontal de la producción, etc.
En cualquiera de los casos, lo más importante es asegurarse que no existe alguna forma para poder simplificar los procesos existentes y liberar alguna persona que pudiera hacerse cargo de ese puesto que se desea cubrir. Aunque ello supusiera, en cierto grado, una actualización o adaptación de los conocimientos de esa persona.
En otras ocasiones, el planteamiento puede suponer la sustitución de una persona existente y su reubicación en otra tarea en la que puede ser más efectiva.
En la práctica no deberíamos precipitarnos a la hora de definir la necesidad de un nuevo puesto de trabajo. Esto exige una reconsideración del conjunto de la estructura de la empresa y de su posible evolución en un futuro inmediato. Una de las mayores causas de falta de competitividad estriba en unos procesos que exigen demasiada mano de obra y, con ello, unos costes de producción que pueden exceder a los que existen en el mercado.
Esto significa que, como decíamos antes, se ha reconsiderar el conjunto de personal que se tiene y compararlo, a través de información adecuada (benchmarking), con lo que existe en el mercado o, aún mejor, en los líderes del mercado. Esto nos puede hacer descubrir la necesidad de una readaptación del número de personas existente en otros departamentos.
Pero, al margen de reconsiderar la necesidad del nuevo puesto de trabajo, se debe, evidentemente, mejorar la forma que se utiliza para encontrar y elegir la persona adecuada. ¿Cuál es el proceso recomendable en estos casos?
Idealmente, deberíamos saber seguir el siguiente itinerario:
1. Asegurar que se tiene una buena definición de la estructura organizativa. En caso contrario, convendría aclarar dependencias, definir funciones y confirmar que todos saben de quién dependen y quiénes dependen de él o de ella.
2. A continuación debería identificarse el hueco que se pretende cubrir, sea por ampliación de actividad o por nueva actividad, asignando las funciones correspondientes a ese lugar. Esto supone, además, deducir las características o preparación ideal que esta persona debería tener.
3. Definir claramente el perfil de la persona que se busca, no sólo en lo que se refiere a la función a realizar sino a su formación y a sus características personales.
4. Poner en marcha el proceso de selección. Obviamente se puede encargar este proceso a una empresa especializada pero, si se hace en la propia empresa, conviene dedicar la atención y los recursos necesarios para asegurar un buen resultado. Sabemos que es muy difícil encontrar la persona perfecta para cada lugar de trabajo pero no por eso se debe intentar hacer todo lo posible para encontrar, dentro de las obtenibles, la más adecuada.
5. Para evaluar correctamente una persona y juzgar su adecuabilidad al puesto de trabajo necesitamos definir el perfil del puesto de trabajo y, correspondientemente, los atributos que debe cumplir la persona a proponer. Entre estos atributos sugerimos aspectos tales como:
• Formación personal.
• Formación técnica.
• Idiomas necesarios.
• Experiencia en el lugar de trabajo.
• Conocimientos necesarios para el puesto de trabajo como pueden ser computación, calidad de productos gráficos, procesos de producción, etc.
• Nivel necesario de facultades de organización.
• Nivel necesario de facultades de decisión.
• Posibilidades de crecimiento pensando en la evolución del puesto de trabajo en el futuro.
• Conveniencia en el desplazamiento.
• Expresión verbal.
• Etc.
Por otra parte, convendrá también extrapolar las exigencias de ese puesto de trabajo hacia un tipo de personalidad necesaria en aspectos tales como:
• Preponderancia de la actividad sobre la meticulosidad o no.
• Conveniencia de ponderación o de impulsividad.
• Exigencias de dotes de mando.
• Exigencias en el trato social.
• Importancia de la objetividad.
• Necesidad de extroversión.
• Nivel de cooperativismo que se precisa.
• Etc.
En tercer lugar, no se podrá tampoco menospreciar las aptitudes naturales o adquiridas del candidato con respecto a lo que precisa en el puesto de trabajo, como pueden ser:
• Nivel de inteligencia necesario.
• Razonamiento abstracto o razonamiento lógico.
• Exigencia de aptitud numérica.
• Exigencia de comprensión del lenguaje.
• Nivel requerido de fluidez de expresión.
• Razonamiento técnico.
• Etc.
6. Supongamos que hemos podido escoger entre un número relativamente amplio de candidatos el que mejor se adapta a las exigencias de ese puesto de trabajo. Seguro que no cumplirá satisfactoriamente con todos los requisitos necesarios. Por tanto, nos deberemos plantear aquí la conveniencia de una preparación previa para completar sus conocimientos o su información.
En general, es preferible escoger aquella persona que cumple con los rasgos innatos, culturales, etc, que son difíciles de adquirir o cambiar. Debería preocupar menos el conocimiento de detalles o de aspectos que son adquiribles sobre el puesto de trabajo.
7. Deberemos pasar entonces a una preparación conveniente del entorno donde ha de trabajar. Nos referimos a que esté bien definido el puesto de trabajo, que disponga de los recursos necesarios, que haya una conciencia colectiva de su inserción, que haya quién le pueda atender durante el periodo de adaptación, etc.
8. En el momento de entrar, se le deberán dar unos objetivos específicos relativos al puesto de trabajo y que deberán servir para autoevaluar el progreso y para saber hasta qué nivel de cumplimiento ha llegado después de un periodo determinado de tiempo. Y los objetivos no deberían ser únicamente primarios, específicamente de lo que está haciendo, sino que deberían incluir también sus consecuencias y lo que se pretende, al final, en el producto o en el servicio, con su intervención.
9. Durante un periodo que puede oscilar entre un mes y tres meses, convendrá un seguimiento cercano para corregir las desviaciones y explicar adecuadamente cómo se quiere que se haga la tarea y las consecuencias que pueden existir al hacerlo de otro modo. Esto no necesariamente deberá ser hecho por una persona totalmente involucrada en decisiones importantes sino que lo lógico sería que su inmediato superior o, porque no, un compañero, se hiciera cargo de este seguimiento o tutela.
10. Y, finalmente, algo que aconsejan todos los sistemas de gestión de la calidad total; la evaluación periódica. Este acto, que debería realizarse por el inmediato superior una o dos veces al año, no es solamente aplicable a los nuevos empleados sino que debería estar generalizado a todo el conjunto de la plantilla. Nos referimos a una revisión de la conducta de cada operario con respecto a sus propias funciones y objetivos, la opinión del jefe sobre cómo se podría mejorar el rendimiento correspondiente y, además, la identificación de formación o de recursos prácticos que la persona puede necesitar para aumentar su eficacia.
En definitiva, la incorporación de nuevos empleados en la empresa es una técnica que consideramos fundamental en la consolidación y crecimiento continuado de la productividad a la vez que ayuda a reconsiderar la estructura organizativa general, las funciones individuales y las dependencias jerárquicas.
La empresa debe tener como norte el crecimiento continuo, aunque sea poco, y esto exige un análisis y replanteamiento del mejor flujo de funciones y de responsabilidades bajo el prisma de la simplificación, la eficacia y el rendimiento progresivamente mayor.
Las empresas que hemos visto con mayor rendimiento por operario son aquellas que cumplen con estos requisitos.
