Jaume Casals
4. Preimpresión
Reingeniería de todo el proceso
La adopción obligada de los cambios tecnológicos de las últimas décadas en las empresas gráficas, esencialmente por la digitalización general y la consecuente automatización de los procesos (implementación de CTP, gestión de color, comunicación de datos con producción, digitalización de la información, forma en la que los clientes mandan los trabajos, etc.) no siempre se ha podido abordar de una forma suficientemente ordenada.
Ha sido muchas ocasiones se ha hecho con poco conocimiento del tema y se ha confiado en personal que quizás no tenía la preparación suficiente.
Es conveniente, por tanto, realizar una reingeniería de todo el proceso, es decir, reconsiderar lo que se está haciendo y establecer una nueva forma de trabajo que contemple un flujo coherente, bien organizado y con una utilización mucho más baja del tiempo para realizar las mismas operaciones.
Probablemente, esto supone un estudio externo y todo un replanteamiento que evite la mayoría de las dificultades actuales.
Verificación de los costes respecto a los cargos al cliente
Toda esta panorámica en la preimpresión ha pretendido en general resolver problemas más que acortar tiempos, buscar mejores formas de distribuir el trabajo, etc.
Tanto es así, que en muchas ocasiones se está perdiendo dinero en esta etapa si se compara el tiempo dedicado con el que se ha presupuestado.
Aunque lo más probable es que se tenga que realizar la reordenación que antes hemos comentado, una buena forma de identificar esta necesidad consiste en verificar estos costes asignando los tiempos correspondientes a cada trabajo que se lleva a cabo y aplicando el coste horario previamente calculado.
Ajuste previo del color
La falta de profesionalidad de estos nuevos operarios de departamentos de preimpresión en impresores hace que se limite, como si se tratara de una etapa de diseño, a preparar un material que tenga buena apariencia en la pantalla o, como mucho, en la prueba impresa.
En cambio, la etapa de preimpresión debe estar al servicio de la impresión, para facilitar en lo posible la preparación del tiraje, la utilización de cantidades adecuadas de tinta y para prever dificultades que puedan aparecer.
Este ajuste previo del color significa emular lo que realizará la máquina de imprimir sobre el soporte que se va a utilizar e introducir los cambios necesarios, tanto a nivel de compensación de ganancia de punto como de equilibrio de color para que la impresión pueda realizarse con los estándares previstos y sin la necesidad de hacer excesivos cambios en los tinteros.
Pensar más en las etapas posteriores
Esto es lo que se ha querido expresar con los tres apartados anteriores sobre la etapa de preimpresión. Se ha de tener claro que la productividad y, con ello, la reducción de los costes de producción, viene de la ausencia de ajustes que se hayan de hacer en las etapas de impresión y de acabados.
Por tanto, los operarios de este departamento y, en especial, su jefe, deben visitar con frecuencia los departamentos de esas etapas posteriores y dialogar con los otros encargados para poder introducir en las imágenes que se preparan y en los montajes todos aquellos condicionantes que pueden facilitar, reducir o, incluso, eliminar, los ajustes en cada trabajo.
5. Oficina de producción
Planificación de cargas de máquina
Aunque de una manera formal muchas empresas no disponen de este departamento como tal, nos referimos a aquella persona o grupo de personas que reciben los pedidos de producción y organizan la carga en los procesos de producción para optimizar la eficiencia.
Una de sus funciones principales es la planificación de cargas de máquina, de forma que se combinen los formatos, los colores, los tipos de soporte, etc., en la forma más optimizada posible.
Esta tarea no es fácil, especialmente cuando aparecen tiempos de impresión que son muy diferentes de los que se había previsto. De alguna forma, se tienen aquí las consecuencias de no haber preparado adecuadamente los trabajos en la oficina técnica y/o en la preimpresión.
Mucho se puede hacer para mejorar la productividad a través de una buena planificación. No obstante, se ha de reconocer que existen claras dificultades prácticas al realizar el impresor, especialmente si es de tipo comercial, trabajos con características muy diferentes. Lo lógico es poder agrupar el tipo de papel en la misma máquina durante el mayor número de trabajos posible para reducir los ajustes de marcadores, guías, etc.
No obstante, y dependiendo del tamaño de la empresa, la temática de la combinación de colores es también un aspecto muy importante para evitar el número máximo de limpiezas de las baterías dentro de la semana de trabajo. Esto es especialmente preocupante cuando se utilizan muchos colores especiales y no lo es tanto cuando la mayoría de trabajos se limitan a la cuatricromía.
Preparación de los trabajos (materiales, planchas, etc.)
Es importante que el material y las órdenes de trabajo estén ya en la máquina de imprimir, si puede ser, con una anterioridad de dos trabajos, para que los maquinistas puedan preparar adecuadamente todo aquello que se precisará cuando se vaya a entrar el nuevo trabajo en máquina y se tenga, todavía, tiempo para obtener cualquier cosa que haga falta o clarificar cualquier duda que se presente.
En buena parte, el efecto de esta preparación de los trabajos dependerá, también, de la buena relación que exista entre la persona que está a cargo de la planificación de la producción y los propios maquinistas, encargados de turno o jefe de producción. Es importante que, de esta relación, salga una lista de acciones previsibles que se podrían realizar antes de la entrada del trabajo en máquina para evitar posibles esperas en ese momento.
Esa lista debería ser un conjunto de recomendaciones para el planificador, de forma que asegure que ninguno de esos aspectos se vuelve a repetir en trabajos futuros.
Es posible que esto suponga, también, acciones desde la oficina técnica o, incluso, a nivel de comerciales y de clientes. La oficina técnica, como ya dijimos, ha de coordinar toda la información para que no existan dudas en el momento en que se planifica el trabajo en el taller.
La responsabilidad del jefe de taller y, en su caso, del encargado de la oficina de producción, es asegurar que están a tiempo las planchas, las tintas, los soportes de impresión y las instrucciones correspondientes.
Medir los tiempos de producción
Para poder progresar o, al menos, para que exista la evidencia de que se progresa, es preciso recoger información de la producción y comparar los datos debidamente elaborados con los precedentes, los históricos o los de benchmarking de mercado para conocer la diferencia y, por tanto, el progreso obtenido.
Y todo ello ha de servir para rehacer o reconsiderar las tablas que se utilizan de tiempos para la preparación de presupuestos y, con ello, decidir la mejor política de mercado que lleve a un equilibrio entre precios competitivos y beneficios en la cuenta de resultados.
Además, esta medición de tiempos, cuando ya esté debidamente establecida, debería poder ser asignable a tipos de trabajo, tipos de cliente o, incluso, turnos o personas, para poder tomar decisiones estratégicas ya sea a nivel de clientes, productos o equipos de trabajo.
Planificar con tiempo las subcontrataciones
Existen muchos aspectos diferentes en la subcontratación. Uno de ellos es la fiabilidad en las entregas por parte de las empresas colaboradoras. Pero, quizás, aquello que desearía el impresor en cuanto a que los clientes programaran adecuadamente sus trabajos para poder tener una actividad bien organizada, debería intentar implantarlo en su relación con las empresas a las que subcontrata.
Desde la oficina de producción, o desde la oficina técnica si desde allí se planifican las subcontrataciones, se debería establecer el programa específico de necesidades en base a los encargos recibidos y "advertir" a las empresas a las que se va a subcontratar sobre aquello que van a recibir y que debe caber en su programa de trabajo.
Es una lástima observar cómo las empresas a las que se subcontrata se enteran de que van a tener que realizar una encuadernación, por ejemplo, cuando reciben ya el material impreso.
La fiabilidad en el plazo de entrega que se ofrece a los clientes no sólo depende de la propia planificación de la producción, sino de la ayuda que se pueda aportar para que las empresas colaboradoras puedan, también, planificar adecuadamente sus entregas. Y esto, además, ayuda a evitar errores o defectos en la calidad de los acabados.
Seguimiento diario del cumplimiento
Es lógico que todo este programa de planificación, preparación, medición, etc. haya de ser algo continuado que se autoalimente con los resultados y se identifiquen posibles caminos de acortamiento de tiempos o de mejora en la eficacia.
Esto supone trabajar con las cifras obtenidas, anotar desviaciones con respecto al plan, analizar causas de desviaciones y establecer cambios que lleven a una mejora de la eficacia del conjunto.
Y todo este análisis supondrá, también y en muchos casos, unas reuniones periódicas con personal representativo de las actividades para que haya una aportación práctica de causas y posibles remedios.
