El mito de la estandarización

¿Porqué una palabra tan sencilla puede tener, con el mismo significado, interpretaciones tan diferentes?

La impresión es un sistema vivo, que se gestiona por profesionales que saben como llegar al color deseado por el cliente.

Eugènia Álvarez

Según el Diccionario de la Real Academia Española, Estandarizar significa Tipificar, ajustar a un tipo o norma. Proviene de la palabra Estándar: que sirve como tipo, modelo, norma, patrón o referencia. Cuando adaptamos esta definición de estandarizar a la industria gráfica nos referimos a realizar todos los procesos, en todos los departamentos, bajo un mismo patrón, referencia o norma adaptado a la idiosincrasia de cada uno de ellos. Y aquí viene la diferencia: si hablamos de idiosincrasia hablamos de los rasgos, el temperamento, el carácter, etc., distintivos y propios de un individuo o de una colectividad.

Trabajando en esta industria durante los últimos 20 años, en todos los sectores de la misma, me he encontrado distintas reacciones al mismo significado. Pocas empresas quedan sin tener implementados estándares ISO asociados a estas prácticas de procesos, y otras pocas industrias realmente, en su día a día, llevan un proceso realmente estandarizado.

La impresión es un sistema vivo, que se gestiona por profesionales que saben como llegar al color deseado por el cliente. Los medios que se sigan, cuando el tiempo apremia, seguramente no serán los mas adecuados. No seguirán ningún sistema de estandarización y si pudiéramos analizar qué ocurre, veríamos que algún departamento anterior tampoco ha seguido las normativas. Es clave que cada departamento siga los procedimientos establecidos, para poder realizar de forma mas eficiente el trabajo completo.

La recogida de información para el presupuesto, su traslado a oficina técnica, la creación de la orden de trabajo, la impresión de la misma, la gestión de los cambios, modificación de la orden de trabajo: ¿donde estaba el proceso? ¿Se cambia digital? ¿Se refleja escrito sobre el papel?

Recibimos el archivo del cliente, precisa modificaciones, el color no es el que debería ser para el sistema de impresión, perfiles quizá incorrectos, Pantones que no se corresponden, conversiones de color y todo ello con una muestra de lo que deberá resultar la impresión final. Y quizá en último momento cambian la tirada, quizá por la producción cambiamos el equipo de impresión, quizá el proveedor del papel es distinto, o el de tintas.

¿Podemos realmente estandarizar estos procesos para que el resultado esperado sea el deseado?
La respuesta es un rotundo si, simplemente hemos de fijarnos en que esto que hemos descrito un poco mas arriba nos ocurre; en que, sí, que tenemos incidencias que pertenecen al proceso; y en que sí, queremos mejorarlas y aumentar la eficiencia de todos los procesos.

En la definición del ser humano tendríamos que añadir la de ser personas con prisas. A nadie nos gusta que nos presionen ni que nos vengan con apremios, pero lo cierto es que todos hacemos exactamente lo mismo y aquí es donde se inicia el plan B para llegar a tiempo.
Se modifican a mano las órdenes de trabajo.
Se ajustan especificaciones del trabajo por teléfono haciendo los cambios en el trabajo de forma directa, teniendo un original de cliente y un fichero de impresión.
Se corrigen tintas, se modifican densidades de impresión, se manipula antes del tiempo necesario de secado.
Se retractila, o se empaqueta y se entrega al cliente a tiempo.

¡Y ha quedado perfecto!

El cliente está contento, ha verificado que nuestro servicio exprés funciona a la perfección, ¿para qué entregarlo con tiempo suficiente?

Y esto ocurre con un trabajo detrás de otro.
Todos los clientes son importantes, todos con sus prisas, todos asediando a producción para entrar su trabajo a tiempo.
Y se hace lo que se puede, y eso significa que alguno de ellos no sale como el cliente esperaba.
Y hemos de repetir el trabajo.
Parece curioso, no había tiempo de hacerlo bien, pero sí hay tiempo de repetirlo.

Pero nuestra imagen de empresa no ha quedado intacta, somos rápidos, pero no siempre trabajamos bien. Somos muy atentos, pero el resultado no es el esperado. Estamos abriendo las posibilidades de nuestros clientes de mirar en otros proveedores.

Estamos perdiendo dinero porque el coste de repetición va a nuestras cuentas.

¿Realmente es eficiente trabajar así? ¿Es eficaz? ¿Es rentable? ¿Es, personalmente, agradable?

El cliente es dueño de nuestra gestión y de nuestro tiempo y parece que esto no es posible cambiarlo.
Así que tenemos una tarea pendiente: aprender cómo gestionar nuestro tiempo, y algo aún mas importante: cómo ayudar a los demás a gestionar nuestro tiempo.

¿Sabemos por dónde empezar?

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