Eugènia Álvarez
Hay empresas que han crecido y han construido nuevas plantas de producción; y lo han hecho a imagen y semejanza de la empresa matriz, pero hay muchos casos en los que se adquieren otras imprentas, y el grupo crece con procesos diferentes. En este momento nos encontramos con una forma de trabajar completamente diferente en cada una de las plantas y eso produce algún que otro inconveniente.
El primer elemento que se unifica suele ser el sistema de gestión, por cuestiones obvias de cuentas y facturación. Pero el resto de departamentos, sobretodo el de preimpresión, suele quedar con los elementos y la tecnología de la que dispone cada planta.
Una vez el sistema de gestión o ERP genera la Orden de trabajo, cada planta funciona de una diferente forma. Nos encontramos que, incluso con los mismos flujos de trabajo de preimpresión, los automatismos y procesos son muy dispares.
¿Qué motivos nos pueden llevar a unificar?
Podríamos pensar que no tiene sentido unificar si cada planta funciona de forma autónoma e independiente, así que realmente ¿qué motivos puede haber para hacerlo?
Vamos a tratar de listar algunos de los motivos principales, y después veremos las ventajas e inconvenientes de hacerlo.
- Acceder a últimas tecnologías Cloud.
Si hablamos del futuro de la tecnología nos damos cuenta que, cada vez mas, las empresas tecnológicas en el departamento de preimpresión promueven el software en la nube. Sistemas Cloud y SaaS (Software as a Service, pagamos por su uso) cada vez son mas extendidas y adoptadas.
En esta época de pandemia estos sistemas han sido muy útiles y prácticos cuando hemos tenido que trabajar de forma remota o no presencial, agilizando la implementación de este tipo de trabajo.
- Derivar trabajos entre plantas según la capacidad.
La producción de las diferentes plantas es cambiante, y la capacidad de cada una no siempre se cubre de forma regular siendo momento oportuno para derivar trabajos a plantas menos cargadas.
Cuando esto se realiza es cuando empiezan los dolores de cabeza, puesto que la preparación de originales, los archivos intermedios, bien sean repetidoras o imposiciones; las pruebas de color, y otros elementos se realizan de forma diferente.
En el caso de estar reabriendo una ruta que tiene cambios en el producto, o de ser una ruta nueva que en un futuro quizá se tenga que modificar en otra planta, las dudas, lentitud y inseguridad crecen abriéndole la puerta a los errores.
- Compartir recursos entre plantas.
Los recursos han de duplicarse o multiplicarse para cada planta, sin la posibilidad de compartirlos.
- Posibilidad de compartir personal cuando hay puntas de trabajo.
Esta casuística se vuelve casi imposible, puesto que precisa de una formación poco menos que inicial para realizar el mismo tipo de trabajo.
Estos son parte de los motivos que nos pueden hacer pensar en unificar nuestras plantas de impresión. Ahora nos adentraremos en las ventajas y los inconvenientes.
¿Qué ventajas obtendremos si realizamos esta unificación?
- Trasladarnos a trabajar con software en el Cloud, nos permite trabajar desde cualquier punto sin necesidad de complejos procesos informáticos que dependen del departamento de IT, tanto para unificar dominios, accesos o intercambiar licencias.
Estos sistemas habitualmente permiten activar y desactivar licencias en diferentes equipos, según la carga de trabajo, y conectarnos desde cualquier punto de una forma mucho mas sencilla.
Esperemos que no volvamos a repetir episodios de pandemia que nos obliguen a trabajar en remoto, pero podemos habilitar un sistema mixto para una mejor conciliación familiar si se desea.
- El mantenimiento de todos estos sistemas será común por lo que especialistas informáticos de la propia empresa podrán tratar cualquier asunto que ocurra en cualquier planta.
- Todos los archivos se preparan de la misma forma, por lo que da igual quien tiene que tratarlo nuevamente que sabrá lo que tiene que hacer sin dudas ni errores innecesarios.
- Es completamente transparente trabajar para cualquier planta según sea la carga de trabajo. Si necesitamos mas operarios en una que en otra, simplemente asignamos trabajos a unos u otros.
- Mejora en el proceso del trabajo, en la centralización de producción, en el control de errores, entre otras mejoras. La unificación de la producción siempre tiene muchos aspectos positivos.
Pero, por otro lado, ¿Qué inconvenientes podemos encontrar?
- Nuestro proveedor de software no esté preparado para trabajar con nuestro volumen en plataformas en la nube. Sinceramente pienso que los que deben quedar con estas problemáticas, que deben ser pocos, están poniendo remedio de forma muy rápida y en breve tendremos todo tipo de soluciones.
- Nuestro proveedor de fibra no tenga la potencia y seguridad en abastecimiento necesarios.
Quizá, como en el caso anterior, estos casos son menos frecuentes, aunque todavía se dan.
- Si las diferentes plantas tienen diferentes sistemas: una vez determinado cuál es el sistema idóneo a implementar necesitaremos un tiempo de formación, migración, cambio y adaptación al nuevo sistema.
Esto lo hemos de tener en cuenta en el momento de planificar estos cambios y transiciones.
- Costes de inversión. Estos son de muchos tipos, como hemos dicho: inversión en tecnología y en tiempo de aprendizaje e implementación, entre otros.
Aquí hemos hecho una breve lista de motivos, ventajas e inconvenientes, pero como siempre, una vez analizados estos puntos depende de cada empresa realizar el paso.
Una de las decisiones mas difíciles será la elección de qué sistema implementar en todas las plantas. Esta decisión ha de verse de una forma objetiva analizando diferentes escenarios y conociendo con exactitud lo que se realiza en cada planta y en cada departamento.
Es muy importante hacer una lista de cosas a tener en cuenta para tomar esta decisión:
- Es bueno analizar la conexión entre diferentes sistemas: como se conecta el ERP con los diferentes sistemas de preimpresión actuales.
- Cómo automatizamos los diferentes procesos.
- Quien lo realiza de la mejor forma, de la forma mas segura, de la forma mas sencilla y ágil.
- Cuál es el estándar de las diferentes plantas.
- Cuanto tiempo va a costar implementar un sistema u otro.
- Qué facilidad de aprendizaje tiene cada uno.
- Qué fácil será convivir durante un tiempo con los diferentes sistemas.
- Qué pérdidas tendremos al escoger una opción u otra. ¿Serán importantes, relativas, podremos conseguir lo mismo de otra forma, o lo perderemos para siempre?
Y quizá, en último lugar no quiero olvidarme de mencionar la importancia de compartir el proyecto con el personal involucrado. Es muy importante no dar por hecho el cambio, sino preguntar la opinión del equipo que lo va a llevar y dejar que cada uno pueda listar estas ventajas de su sistema de forma subjetiva para tener una visión posterior mas objetiva.
Recordemos que el éxito de todo cambio depende solamente de la aceptación, capacidad y motivación que tenga el personal que lo ha de llevar a cabo, y eso sólo lo conseguiremos haciéndolos partícipes.
