Redacción Alabrent
Todos tenemos claro que hoy en día, debido a que las tiradas son más cortas, el número de trabajos e información que necesitamos procesar diariamente se ha incrementado considerablemente, por eso es necesario utilizar e implementar sistemas de Automatización que nos ayuden a ello.
Pero, para que todo fluya correctamente y podamos automatizar esas tareas es necesario utilizar un sistema que esté adaptado para ello, ¿cuál utilizar?, ¡los Metadatos!. En este breve articulo te explicaré sin entrar en detalles muy técnicos, que son y como utilizarlos para mejorar la producción en la Industria Gráfica.
¿Qué son los Metadatos?
Los Metadatos es esa información que no vemos, pero que está incrustada dentro de cada fichero, tanto sea una imagen, un PDF o un fichero de Word. Durante los últimos años se ha incrementado el uso de los Metadatos debido a que es la forma más rápida de obtener, agregar y manejar la información sin necesidad de tener que analizar un fichero. En los tiempos actuales donde todos los ficheros son digitales, el uso de los Metadatos es esencial.
Un tema importante es saber que los Metadatos se basan en datos estructurados, esto significa que se utiliza una estructura conocida como “árbol”, donde empiezan a añadirse con la creación del documento y se van modificando o añadiendo nuevos valores según nuestras necesidades o cuando realizamos alguna modificación en el fichero. Esto significa que la información contenida en los Metadatos se puede añadir, modificar o expandir según nuestras necesidades.
¿Por qué son necesarios?
Como bien sabes, hoy en día la información es poder y todos los sistemas necesitan cada vez más datos para poder realizar más funciones rápidamente sin necesidad de analizar y/o procesar el archivo. Para conseguirlo se utilizan los Metadatos, para almacenar toda o parte de esta información, que ocupe poco espacio y que sea de fácil acceso y manipulación.
¿Qué aportan los Metadatos?
Gracias a ellos tenemos la posibilidad de leer y extraer la información de los ficheros sin necesidad de procesarlos, toda la información relevante esta guardada a modo de “etiquetas” en los metadatos, solo debemos leer la etiqueta que nos interese para conocer la información que necesitemos en cada momento.
Diferentes estructuras de Metadatos
Para la utilización de los Metadatos es necesario utilizar una estructura conocida, desde hace años existen diferentes estándares como: EXIF, IPTC o XMP, aunque también es posible crearse una estructura propia.
Casos prácticos
Para que puedas entender como se utilizan los Metadatos en el día a día, te voy a explicar diferentes ejemplos.
Metadatos en Imágenes
Cada vez que realizamos una fotografía el dispositivo (cámara, móvil, etc.) crea y añade a la imagen todos los metadatos con la información de esa imagen, como por ejemplo: Localización, fecha, hora, apertura, resolución, perfil icc de color, modo de color, etc.
Pues bien, con toda esta información que disponemos en los metadatos de las imágenes, podríamos realizar muchas automatizaciones, como por ejemplo para convertir las imágenes de un perfil icc a otro, en los metadatos nos indicará si el perfil icc de origen es AdobeRGB, sRGB u otro, o, clasificarlas según el perfil icc que tenga cada imagen.
Metadatos en PDF
Un fichero PDF contiene mucha información en los Metadatos, y muchas más si cuando creamos el PDF lo realizamos como PDF/X “que es el estándar para la Industria Gráfica”, información de perfiles ICC, medidas, sangrado, trapping, etc. Desde hace años los programas de imposición, rip’s, etc., pueden leer la información incluida en los Metadatos para procesar el fichero según nuestros requerimientos.
Automatización con Metadatos
Bueno, ahora que ya te he explicado que los ficheros digitales incluyen Metadatos, veamos como podemos hacer uso de ellos para, por ejemplo, realizar una automatización de un Web2Print, ¿cómo se haría?
Paso 1: Cuando se realiza un pedido por la web disponemos de todos los datos de la compra realizada, el tipo de producto (flyer, tarjeta, etc.), la medida, la cantidad, fecha de entrega, el PDF que ha subido y/o creado en el web2print, etc. Pues bien, con toda esta información podemos crear un fichero XML que incluya los Metadatos con toda la información del Pedido.
Paso 2: Lo primero que tenemos que hacer es comprobar que los ficheros que se incluyen concuerdan con el pedido realizado en el Web2Print, para ello utilizaremos los Metadatos que están incluidos en el PDF para comprobar, por ejemplo: el tamaño, el sangrado, el espacio de color “si está en RGB o CMYK”, el perfil ICC de color, etc. En este paso ya podremos saber si los datos del fichero incluido casan con los indicados en el pedido, todo ello sin necesidad de abrir el fichero manualmente, solamente utilizando los metadatos incluidos en el fichero y en el XML del pedido. Por lo que aquí ya habrá una primera discriminación, pedidos con ficheros correctos o incorrectos.
Paso 3: Una vez que tenemos únicamente los pedidos con los ficheros correctos, entraríamos en la etapa de utilizar los Metadatos del pedido para organizar su producción, organizándolos por: tipos de material, fechas de entrega, colores, etc. A partir de aquí ya se podría realizar la imposición, ferros, planchas, etc. para comenzar a producirlos.
¿Ventajas?
Desde hace años la mayoría de los sistemas de la Industria Gráfica hacen uso de los Metadatos incluidos en los ficheros para agilizar el procesamiento de los mismos. Nosotros también podemos aprovecharnos de ellos, solamente tenemos que pensar y definir ¿cuál es nuestra necesidad? para saber cuáles de ellos necesitamos para poder realizar el flujo de trabajo y la automatización para conseguirlo.
Resumiendo
Como has leído, los Metadatos están incluidos en todos los ficheros que utilizamos diariamente, tu biblioteca de fotos los utiliza para organizarlas por fechas, ubicaciones, etc. Entonces, ¿Por qué no utilizarlos para el beneficio propio de nuestra empresa?. Recuerda que se pueden crear estructuras libres para definir y utilizar los Metadatos que necesites, las opciones son ilimitadas, por eso me cuesta pensar ¡que no te estes aprovechando de ellos!, ahora la pregunta sería ¿estás utilizando los Metadatos para optimizar tu producción?
