Redacción Alabrent
Drew, ¿cuáles son algunas de las tendencias en tecnologías de impresión que podemos esperar para 2021?
Hay muchas, pero me gustaría destacar tres tendencias principales. En primer lugar, el formato PDF consolida su posición como estándar de impresión de facto en todo tipo de aplicaciones y flujos de trabajo. El PDF ya ha dejado de ser un formato destinado únicamente a la impresión comercial o la entrega de declaraciones electrónicas. La flexibilidad del PDF —su rica paleta funcional, incluido el control del color —otorgan a este formato una atracción irresistible incluso en la producción transaccional. En segundo lugar, el formato JDF gana terreno. A medida que los dispositivos adoptan íntegramente el PDF, la especificación del acabado, el seguimiento de la producción y la recogida de datos de contabilidad llevan la conectividad desde configuraciones LPR y carpetas vigiladas hasta los diálogos JMF/JDF bidireccionales completos. En tercer lugar, los paneles y las aplicaciones móviles incrementan la visibilidad del centro de trabajo. El seguimiento de los compromisos a nivel de servicio, la obtención de aprobaciones precisas y puntuales y la resolución de los problemas operativos ahora se simplificarán mucho.
Observo, además, otro cambio significativo en la manera de implementar el software en el entorno de un taller de impresión. Mucha gente verá entornos virtualizados con implementaciones en la nube tanto híbridas como privadas. En 2021, pienso que aumentará la cifra de empresas que optimizarán el uso de los servicios en la nube manteniendo, al mismo tiempo, un entorno de servidor a efectos de seguridad y rendimiento.
Los informes y el seguimiento de los trabajos en tiempo real serán de vital importancia para los proveedores de servicios. La capacidad de rastrear encargos o piezas individuales desde cualquier lugar y en cualquier momento proporciona una capacidad de rendir cuentas que va más allá del 2021.
Jonathan, ¿crees que la seguridad de los datos seguirá siendo uno de los asuntos candentes en 2021?
La seguridad de los datos es un tema extremadamente candente para los proveedores de impresión. A partir de 2016 y con la adopción del RGPD en la UE, hemos visto un incremento de las regulaciones en todo el mundo. Estos cambios exigen un tratamiento más cuidadoso y preciso de los datos que pueden emplearse para identificar a una persona. Como consecuencia, cada vez más imprentas están tomando medidas agresivas para rastrear la información de identificación personal (PII). Al hablar con los clientes, todavía puede ser una sorpresa que aceptar, manejar y almacenar la información del nombre y la dirección de un residente de California, por ejemplo, sea suficiente para activar los requisitos normativos de la CCPA, la ley de protección de ese estado. Y esto es independiente de la ubicación desde la que opera el proveedor. Más importante aún, es un caso familiar a nivel mundial debido al impacto del RGPD en la UE.
Esta realidad impulsa la necesidad de contar con procesos y tecnologías actualizados que garanticen la seguridad de los datos mientras se almacenan o mientras se mueven a través de procesos de producción impresos o digitales. Y hay muchas oportunidades de mejorar la seguridad con soluciones de software que permiten enmascarar el contenido, encriptar los datos y alinearse con la estrategia de un departamento de TI para defenderse de los rescates y otros ataques cibernéticos.
La buena noticia es que el software de gestión del flujo de trabajo puede ser de una gran utilidad en este sentido. La solución adecuada ofrecerá capacidades de transferencia de archivos de impresión de alta seguridad, así como la redacción de datos, el enmascaramiento y los niveles adecuados de cifrado desde la solución de gestión de la impresión hasta la propia impresora.
Mary Ann celebra su 30º aniversario en Solimar Systems en 2021. ¿Qué ha cambiado en los últimos años y qué es lo que hace que los sistemas de flujo de trabajo sigan siendo tan relevantes para las empresas de hoy día?
A partir de las conversaciones que he mantenido con nuestra red global, incluyendo el Consejo Asesor de Clientes de Solimar (CAC), clientes, socios y analistas de la industria, está claro que la relevancia del flujo de trabajo no deja de aumentar. Desde la perspectiva de nuestros clientes, el cambio en la forma de llevar el trabajo a sus entornos de entrega de comunicaciones impresas y digitales sigue en pleno proceso de transformación. Existe una tendencia clara hacia una mayor personalización de los trabajos. Esta tendencia repercute en los proveedores de servicios de impresión al crear tiradas más cortas, o más trabajo de una sola vez, que pueden poner a prueba los procesos actuales, especialmente si el personal de producción los sigue completando manualmente. Cuando se examina un entorno de producción, es fundamental comprender dónde se producen los cuellos de botella, ya que estos pueden dificultar la entrega puntual del trabajo actual y limitar la oportunidad de asumir un trabajo adicional que impulse los beneficios.
También observamos el deseo de los proveedores de impresión de aplicar cambios en sus entornos, ya sea por fusiones y adquisiciones, la expansión a nuevos mercados o las actualizaciones del hardware y software actual dentro de sus instalaciones. En cada uno de estos ejemplos, se deben examinar los procesos actuales para determinar si son eficientes o si deben optimizarse para obtener el mejor rendimiento posible. Esto incluye la reducción de los sistemas redundantes y/o la actualización a nuevas tecnologías que se adapten mejor a la prestación de características y funciones que permitan alcanzar los objetivos de la organización.
En mi opinión, nuestra propia tecnología personal ha dado forma a nuestras expectativas sobre la información que deberíamos ser capaces de ver, acceder y monitorizar dentro de nuestras empresas. Comparo los entornos de impresión tradicionales con la vieja analogía publicitaria: «Sé que la mitad de mi publicidad funciona, pero no sé qué mitad». Muchos entornos adolecen de una falta de automatización, información y visibilidad, lo que repercute en la eficiencia y la capacidad de respuesta. Disponer de actualizaciones de estado en tiempo real al alcance de la mano, ya sea a través de un móvil, una tableta, un monitor de escritorio o una pantalla en un taller, es fundamental para gestionar con la máxima eficacia un entorno de producción en constante transformación. La visibilidad y la presentación de informes permiten reducir y mantener controlados los costes de producción y, al mismo tiempo, proporcionan, en última instancia, el beneficio de empoderar a la organización para que asuma nuevas oportunidades comerciales y de crecimiento.
Jonathan, ¿qué medidas deben adoptar los centros de impresión para incrementar su rentabilidad no solo el año que viene, sino más allá?
Por lo general, cuando hablamos de hacer más rentable el proceso de producción de la impresión, buscamos áreas en las que podamos racionalizar los procesos, aumentar la productividad y mejorar todo el rendimiento del entorno de producción. Cuando uno trata de generar un impacto en la rentabilidad, se pueden subir los precios para incrementar los márgenes, pero esa decisión puede ser errónea en un entorno competitivo: una situación en la que se encuentran la mayoría de los mercados de impresión hoy en día o en el futuro. Lo que vemos con mucha frecuencia es que los clientes se vuelcan a mirar los centros de costes, las oportunidades de crecimiento de nuevos negocios y el valor añadido para el comprador o el consumidor. Cuando analizamos el flujo de trabajo con un cliente, a menudo descubrimos oportunidades de mejora. Esto conlleva una mejor utilización del personal, la reducción de costes y la generación, en muchos casos, de nuevos ingresos. A menudo hablo con clientes y futuros clientes sobre los procesos manuales, el software heredado y el hardware que puede no funcionar bien en el entorno actual. Además, analizamos las existencias y los formularios preimpresos, la transición al color y a los sistemas de chorro de tinta y los costes de archivado, y vemos si su equipo de impresión es capaz de funcionar al máximo nivel en función de cómo llegan los archivos al sistema. La clave: un buen flujo de trabajo abre la puerta a nuevas y mejores oportunidades de negocio.
La mejora de la eficiencia reforzará los beneficios, pero no debería ser el único aspecto que su organización deba tener en cuenta. En muchos casos, una inversión en soluciones pequeñas y tácticas puede generar beneficios atractivos a corto plazo. Aprovechar las ofertas de valor añadido para el consumidor es también una forma de mejorar la rentabilidad. Un ejemplo de esto lo vemos en los Estados Unidos, donde se aprovechan los descuentos promocionales del Servicio Postal de los Estados Unidos (USPS) para grandes volúmenes de envíos. La realidad aumentada basada en la web y en aplicaciones se puede usar para cumplir estos requisitos, y Solimar puede habilitarla mejorando la pieza impresa actual, agregando la mensajería con la cualificación requerida, personalizándola y conectándola a una experiencia de realidad aumentada dinámica. El resultado para el proveedor de la impresión es un 2% de descuento en el correo postal. A nivel sectorial, he visto ahorros que van desde 10.000 dólares a más de 1 millón de dólares por parte de empresas que imprimen y envían por correo materiales de marketing, correo transaccional y otras piezas de correo directo.
Drew, ¿qué consejo darías a las empresas para agilizar sus negocios y optimizar su flujo de trabajo?
El primer paso es que conozcan bien su propio flujo de trabajo. Eso suena a frase de moda o argumentario de venta, pero es lo más importante antes de decidir cómo debe actuar su organización y sus equipos si lo que quieren es racionalizar y optimizar sus operaciones. El mejor consejo que podemos dar a las organizaciones que tienen entornos de producción de impresión y de entrega electrónica es saber exactamente cómo llegan los trabajos (incorporación), cómo se revisan o interrogan (actividades de procesamiento de preimpresión), cómo se modifican o mejoran, cómo se ponen en cola o se programan para la impresión o la entrega electrónica, y también qué sucede cuando las cosas salen mal (por ejemplo, si se daña alguna pieza o se produce alguna interrupción en medio del proceso de impresión). También es importante examinar todas las tareas manuales que se realizan como parte de los procesos para que un trabajo o un archivo de impresión vaya de la fase de recepción hasta la de entrega. Los procesos manuales invitan al error humano, a las desviaciones del tiempo de producción y al riesgo cuando los empleados no pueden trabajar. La automatización, la visibilidad y la contabilidad son aspectos fundamentales a la hora de garantizar la agilidad del flujo de trabajo. En Solimar, ofrecemos ayuda a los clientes y socios en un formato de evaluación del «recorrido de su flujo de trabajo» para ayudar a estructurar la información que necesitan saber y definir el plan de mejoras futuras en su entorno de producción de impresión y entrega electrónica.
Mary Ann, ¿pueden aprovechar los proveedores de impresión otras oportunidades para optimizar la resiliencia y la rentabilidad de sus empresas en 2021?
Si miramos hacia adelante, no me cabe duda de que los proveedores de contenido impreso y digital tendrán la oportunidad de aceptar el trabajo subcontratado de grandes marcas y organizaciones; también verán un aumento de la demanda de contenido personalizado y se les exigirá que entreguen el trabajo tanto físicamente, en forma impresa, como a través de canales de distribución electrónicos. Estas tendencias arrojan una luz positiva sobre las oportunidades disponibles de cara a 2021. Mi mejor consejo para los proveedores de impresión es que se aseguren de estar bien posicionados para aprovechar todas las oportunidades que les resulten beneficiosas. Las soluciones que implementen tendrán una gran importancia si quieren que sus equipos y procesos trabajen juntos, de forma armónica y pensando en el éxito. Detecto oportunidades interesantes para los proveedores de impresión que aprovechen la tecnología diseñada para ser implementada con una estrategia de servicios profesionales de huella ligera. Esto permite a las organizaciones acortar la implementación, formar rápidamente a la plantilla y contar con profesionales de confianza para manejar la solución y ahorrar dinero, tanto a corto como a largo plazo, en horas de servicio profesional.
