Redacción Alabrent
Un Hub en Brackenheim
El Centro de Documentos de Ricoh utiliza el software DocBridge Pilot para controlar la salida de los documentos tanto en canales físicos como digitales. La solución de Compart funciona como un hub, preparándolos y enviándolos al sistema de producción.
“Los datos son la materia prima más importante.” Jan Wirsam del Centro de Documentos de Ricoh en Brackenheim resume así este autoconcepto de la compañía. En líneas generales, la organización tiene la intención de hacer que su marca sea un proveedor líder de servicios de gestión de datos eficientes a través de toda la amplitud del procesamiento de documentos físicos y digitales. El paso más importante en este recorrido fue la implementación de DocBridge Pilot como un sistema central de output management. Alimentado por la tecnología desarrollada por Compart, el Centro de Documentos ha modificado, convertido, empaquetado y dado salida a documentos para todos los canales de entrega desde el año 2012. La metodología: DocBridge Pilot toma los datos en bruto del cliente, los prepara, los complementa con datos adicionales de procesamiento (como añadir inserciones, franqueos, ensobrar) y los envía a la producción.
Buscando un hub central de datos
El punto de partida del proyecto fue el requerimiento específico de un cliente que hacía referencia a la conversión de archivos PCL a AFP. En una situación normal, DocBridge Mill, otra solución de Compart habría sido perfectamente la adecuada. Pero al mismo tiempo, el área de ventas informó que cada vez más clientes necesitaban generar salida de documentos pero que carecían del software adecuado que pudiera soportar tanto la impresión como canales digitales de salida. Por lo tanto, el Centro de Documentos pensó:
Gestión de salida con capacidad multicanal
¿por qué no aliviar al cliente de este trabajo y hacer toda la tarea de envío de documentos por ellos? “Tuvimos la idea de instalar un hub internamente que tomara los datos en bruto del cliente, los preparara y después los pasara al sistema de producción de Ricoh”. La declaración de Wirsam articula un criterio principal para que la empresa eligiera DocBridge Pilot: la herramienta de Compart conoce bien el camino alrededor de todos los formatos estándares de datos del mercado. “No encontré ninguna otra solución comparable con esta clase de diversidad.” El responsable del centro de documentación también hace referencia a otros puntos fuertes de Pilot, como su extraordinaria escalabilidad y el rendimiento de gran alcance.
DocBridge Pilot: un embudo para todos los datos
Basándose en todos estos beneficios, pronto se alcanzó un consenso. La nueva solución fue implementada en tan sólo cuatro meses y empezó a funcionar en la primavera del 2012. La proximidad de las localizaciones de Ricoh y Compart probablemente jugó un papel importante en esta rápida implementación. La disponibilidad total de los consultores de Compart, incluso a muy corto plazo, fue un factor clave en esta elección, según apunta Wirsam.
En la actualidad el Centro de Documentos de Ricoh utiliza el nuevo software para servir a sus cinco mayores clientes, algunos de ellos renombradas compañías de seguros que entregan sus documentos en PCL, un flujo de datos con una sintaxis especial. Alexander Burkhardt, responsable del equipo de consultores señala: “Compart cuenta con un know-how superior en el manejo de recursos PCL y macros, lo cual nos permite abordar proyectos complejos extremadamente bien.” Ahora pretenden introducir gradualmente DocBridge Pilot en otras áreas. El objetivo es ampliar la solución a un hub que combine los datos de diferentes clientes, los prepare y envíe a la línea de producción ya instalados para una utilización óptima de las máquinas. Esto reducirá considerablemente los tiempos de producción.
Equipado para la digitalización
El centro de Brackenheim procesa aproximadamente 200 millones de transacciones de documentos anualmente (recibos, extractos bancarios, formularios de pago, cartas de reclamación, pólizas, etc.) así como 180 millones de documentos de marketing. Aunque la impresión sigue siendo el canal de salida dominante, depende del cliente y de la estación del año, el ratio entre documentos físicos y electrónicos es ya del 30:70. De cualquier modo, el futuro del Centro de Documentos de Ricoh yace en los portales online como eBoks (Dinamarca) y Metaposta (España). “Seguramente tanto los bancos como las compañías de seguros pronto ofrecerán soluciones similares y motivarán a sus clientes a usarlos para correspondencia y archivo permanente,” comenta Alexander Burkhardt confidencialmente. Con tecnología a prueba de futuro como DocBridge Pilot, continúa Burkhardt, Ricoh está óptimamente equipado para la digitalización progresiva en el procesamiento de documentos.
Jan Wirsam habla con conocimiento de causa sobre la fuerza innovadora de Compart. “La compañía está innovando constantemente y siempre adapta bien las soluciones a las necesidades del cliente. Además, siempre miran hacia adelante, y es sobretodo esta previsión de lo que dependemos las compañías que marcan tendencia como nosotros.” En cualquier caso, tanto Jan Wirsam como Alexander Burkhardt tienen grandes planes en lo que se refiere al mundo de la digitalización, Ricoh incluso desarrollará mayor competencia en trabajos con diferentes flujos de datos. Ambos directivos están de acuerdo con ello: Compart es un socio fiable y con experiencia internacional.
