Redacción Alabrent
Sage, compañía referente en el desarrollo de soluciones de gestión empresarial para medianas y pequeñas empresas, cuenta con más de 350.000 clientes y 1.200 empleados repartidos en 23 delegaciones de toda España. Su amplio portfolio de soluciones de software permite cubrir las necesidades de gestión de autónomos, pymes, grandes empresas, y Asesorías y Despachos Profesionales.
Su estrategia de crecimiento está basada en la adquisición de empresas líderes en el mercado, lo que implica la continua integración de nuevos sistemas. Esto se traducía en un sistema de impresión no centralizado, con diferentes proveedores y tipos de impresoras, lo que acarreaba altos costes. El 60% de las incidencias que llegaban a su departamento de IT estaban relacionadas con el sistema de impresión, a lo que se añadía que la utilización de algunos dispositivos era inferior al 3%.
Con el objetivo de reducir costes y consumo de papel, además de rebajar la factura de electricidad, controlar las impresiones, mejorar la confidencialidad y la gestión de los proveedores y los consumibles, Sage en España convocó un concurso de proveedores en febrero de 2012 para implantar una infraestructura de impresión física común.
Una solución pensada para el ahorro
Canon, compañía líder mundial en soluciones de imagen, analizó las necesidades de las distintas áreas en las que Sage debía implantar mejoras. Por un lado, la facturación, que debía centralizarse y, por otro, la gestión del parque de reprografía.
Se identificaron las impresoras multifunción como la solución más adecuada a dichas necesidades y se decidió implementar el software uniFLOW, reduciendo en un 80% el parque de equipos de impresión e instalando 54 dispositivos de la plataforma imageRUNNER Advance. El coste por página se redujo hasta el 50% y, al trabajar con el sistema de pago por uso, se evitaron gastos derivados de mantenimiento durante la vida útil de los equipos.
En poco más de un año, las impresiones se redujeron en un 60%, lo que ha supuesto también un ahorro superior al 60% en los costes. Los nuevos dispositivos multifunción de Canon permiten ahorrar hasta el 50% respecto a los equipos de impresión láser con los que se contaba anteriormente. Los empleados de Sage han ganado en movilidad, gracias a la posibilidad de enviar documentos a imprimir y recogerlos en cualquier delegación de Sage durante las siguientes 24 horas.
Asimismo, el usuario tiene ahora garantizada la confidencialidad y seguridad de los documentos que imprime, teniendo la posibilidad de eliminar aquellos que tengan errores. “Necesitábamos mejorar la calidad y seguridad del usuario. Era habitual encontrar miles de impresiones, algunas confidenciales, en las bandejas de las impresoras durante días. Buscamos un sistema que nos permitiera filtrar qué documentos se imprimían y cuáles no”, destaca Fernando Galvache, CIO de Sage.
Todas las incidencias de impresión -el 60% de las que recibía antes el departamento de IT- son ahora responsabilidad de Canon. El consumo de papel y energía se ha visto reducido en un 50% y ha aumentado la concienciación del uso del papel. “En cuanto al negocio, el cambio ha sido vital; se ha transformado la infraestructura de IT en un área de servicios, que se centra en lo fundamental”, concluye Galvache.
