Redacción Alabrent
Algunos de los aspectos destacados de la exposición serán el almacenamiento a largo plazo de archivos digitales, las facturas digitales (sin papel) basadas en la norma ZuGFeRD y el mantenimiento híbrido de archivos. También se presentará callas pdfChip, la última incorporación a la gama de productos de callas. Con pdfChip, se pueden generar documentos en formato PDF a partir de plantillas HTML. La nueva versión que se presentará en CeBIT incorpora un script de Adobe InDesign para crear rápidamente las plantillas HTML desde InDesign. Además, un módulo avanzado permite crear facturas electrónicas. La plantilla de la factura puede diseñarse en HTML o en Adobe InDesign. Con el módulo, puede configurar con gran rapidez flujos de trabajo de facturación (incluidas facturas compatibles con ZUGFeRD) que conectan la factura con una fuente de datos.
Según un estudio elaborado por la asociación alemana Bitkom en 2015, la mayoría de las empresas alemanas (96 %) ven oportunidades en la digitalización del negocio. “Para aprovechar estas oportunidades, necesitan elegir un formato de documentos seguro y estable”, dice Dietrich von Seggern, director de desarrollo de negocio de callas software. “PDF/A es la opción obvia, ya que garantiza que los documentos puedan reproducirse. Además, la tercera parte del estándar PDF/A (PDF/A-3) permite archivar colecciones de archivos de manera eficaz.” El estándar PDF/A tiene más aplicaciones, por ejemplo en el ámbito de la creación de facturas, sobre todo cuando se exige el formato de factura ZUGFeRD. “Eso también puede formar parte de una estrategia de digitalización completa. Adoptar las facturas electrónicas reduce la cantidad de papel innecesario tanto al cliente como al proveedor”, continúa Dietrich von Seggern.
Para fomentar la digitalización basada en el estándar PDF/A, callas software proporciona una solución fiable: la gama de productos pdfaPilot. Los usuarios de estos productos pueden convertir a PDF/A y validar formatos diferentes, como archivos de Office, mensajes de correo electrónico o documentos PDF normales, en cualquier fase del flujo de trabajo. La tecnología que utiliza pdfaPilot es la misma que garantiza la compatibilidad con PDF/A en Adobe Acrobat. pdfaPilot está disponible en versión de sobremesa muy fácil de usar o en versión de servidor automático mediante carpetas activas. A fin de integrarlo en sistemas mayores, existen una versión de línea de comandos (CLI) y una versión para desarrolladores (SDK) que aportan la flexibilidad necesaria.
Colecciones de archivos basados en PDF/A-3
callas pdfaPilot adopta todas las partes de la norma ISO PDF/A, incluida la variante PDF/A-3 reciente. Con el formato PDF/A-3, es posible archivar tanto un documento PDF/A (perfecto para el almacenamiento a largo plazo en un repositorio digital) como el archivo original a partir del que se creó. pdfaPilot es totalmente compatible con este método de almacenamiento híbrido. En la feria CeBIT, callas demostrará cómo las empresas pueden almacenar sus colecciones de archivos – por ejemplo, mensajes de correo electrónico con sus adjuntos – con pdfaPilot independientemente del sistema, de manera fiable y personalizable. La colección de archivos cuenta con un índice creado a partir de una plantilla que también se puede personalizar por completo. El hecho de que la colección de archivos incluya un documento único en formato PDF/A aporta una gran fiabilidad y trazabilidad de los archivos en flujos de trabajo complejos en los que participan muchas personas.
Intercambio de facturas electrónicas mediante PDF/A
El estándar PDF/A-3 es también la referencia en la que se basa el formato de facturas ZUGFeRD. Las facturas electrónicas que siguen este estándar están formadas por un documento en PDF/A que puede archivarse de manera fiable y una representación en XML integrada que contiene toda la información esencial de la factura. Con pdfaPilot, puede crear, validar y procesar facturas electrónicas compatibles con el estándar ZUGFeRD. Asimismo, los proveedores pueden aumentar aún más la flexibilidad de dichas facturas con la inclusión de un GiroCode, un código QR que, colocado en la factura, incluye todos los datos básicos, como el destinatario, los códigos IBAN y BIC, el importe o el concepto, y permite procesar la factura electrónicamente de diversas formas.
Creación de archivos PDF mediante tecnologías web
callas ofrece a los visitantes de la feria CeBIT que busquen una aplicación para generar facturas compatibles con el estándar ZUGFeRD en entornos de alta producción la solución ideal: pdfChip. En la nueva versión de este programa para crear archivos PDF, se incluye un módulo para generar facturas. El diseño de las facturas se basa en plantillas HTML, que pueden crearse fácilmente en Adobe InDesign. A continuación, las facturas pueden generarse a partir de una base de datos o a través de archivos XML compatibles con ZUGFeRD. Con este método, las facturas generadas pueden tanto verse en un navegador web como convertirse en versiones PDF/A de alta calidad.
