Redacción Alabrent
WebCenter es una plataforma única y avanzada que –a través de internet– gestiona el proceso de aprobación previo a la producción del proyecto. WebCenter está pensado especialmente para las necesidades de la producción de envases. Tiene en cuenta todos los aspectos que se necesitan para que el envase sea un éxito: la forma, la importancia de los colores propios de la marca y el control de todos los elementos necesarios. Con WebCenter, el usuario resuelve fácilmente la complejidad que supone crear un envase, desde la especificación hasta la producción, pasando por el diseño. Es una solución de gestión que permite clasificar y organizar todos los elementos del envase de manera sencilla. WebCenter, además, es una aplicación muy segura y fácil de integrar en los sistemas empresariales existentes, incluso en grandes empresas.
Requisitos de envasado para un catálogo de productos globales
Los gestores de proyectos de las cuatro divisiones de Ansell –productos médicos, productos industriales, productos de un solo uso y productos para el consumidor– trabajan desde oficinas situadas en distintas partes del mundo. Cada una de las divisiones produce artículos que protegen al usuario de un determinado peligro.
Como muchas empresas, Ansell desarrolló en su día su propia solución para administrar el proceso de producción de los envases. El sistema incluía software de gestión, correo electrónico y el esforzado trabajo de los gestores de proyectos de Ansell. El proceso empezaba cuando el gestor de proyecto actualizaba un diseño de envase existente o creaba uno nuevo. Luego cargaba el proyecto en el sistema y enviaba un mensaje de correo electrónico al departamento de diseño, situado en Malasia. A continuación, el diseñador realizaba los cambios solicitados y volvía a introducir el proyecto en el sistema interno. Sin embargo, como no todos los empleados que debían aprobar el diseño tenían acceso al software con el que se creaba el proyecto, el diseñador también debía generar un PDF que el gestor de proyectos mandaba para su aprobación. Para los gestores de proyectos, el proceso resultaba demasiado lento y laborioso.
Eric Humbert, gestor de proyectos de Ansell WebCenter, de la división de productos médicos, trabaja desde EE.UU.: “Con el sistema anterior, teníamos que controlar las versiones y los cambios de todo el mundo a través del correo electrónico. Era imposible automatizar la comunicación entre departamentos”.
Maïa Barbier, gestora de proyectos de Ansell WebCenter afincada en Francia, de la división de productos industriales, coincide con Humbert: “Con el proceso de trabajo anterior, era difícil ver de manera global en qué punto estaba cada proyecto y cuál era la fase siguiente. No podíamos realizar un seguimiento de los cambios o las revisiones. No había manera de ver quién recibía qué versión, ni cuándo tardaría un proceso en pasar a la fase siguiente”.
Por último, una vez aprobado el proyecto, el departamento de diseño de Malasia descargaba el diseño aprobado del sistema interno y lo enviaba a producción.
Conectar a los implicados
La combinación de productos, experiencia y conocimiento del proceso de envasado de Esko es lo que Ansell necesitaba para poner orden y dar transparencia a los procesos de diseño y producción de envases.
Lo primero que hizo Esko fue reunir a todos los profesionales de Ansell que participan en la creación de envases en una serie de seminarios. Los especialistas en soluciones de Esko, expertos en integrar sistemas empresariales, fueron los encargados de dirigir estas reuniones.
El equipo de Esko planteó una serie de preguntas a los profesionales de Ansell sobre el proceso de creación de envases que seguían. Con la información recabada durante los seminarios, todo el mundo pudo ver que el proceso de producción es un todo, no solo la parte que cada uno lleva a cabo por su lado. Al mismo tiempo, las sesiones permitieron a Esko entender bien las necesidades concretas de Ansell.
Cambio a una colaboración global
Ansell adoptó Esko WebCenter y rebautizó su sistema como “Ansell WebCenter”. Con este, los trabajadores de Ansell de todo el mundo tienen una herramienta que optimiza la colaboración, las actualizaciones y las aprobaciones, y mejora el seguimiento y la información.
Ahora, cuando el gestor o la gestora de proyectos quieren actualizar el diseño de un envase, solo tienen que elegir el diseño original del Ansell WebCenter Repository e indicar las modificaciones necesarias directamente en este. Así, el diseñador solo tiene que consultar el diseño anotado por el gestor. Este, a continuación, señala quiénes deben aprobar el proyecto en cuestión, que pueden ser departamentos como los de propiedad intelectual, normativas, marketing, exportación o jurídico.
El equipo de diseño de Malasia o un diseñador externo reciben una notificación automática del proyecto y realizan los cambios pertinentes. Una vez efectuadas las modificaciones, Ansell WebCenter avisa automáticamente al gestor de proyectos y a los encargados de aprobar el proyecto de que el diseño está listo para revisarse.
“Con Ansell WebCenter, todos los que tienen que aprobar el diseño pueden ver los archivos en alta resolución y añadir notas, aunque no tengan el software instalado en el ordenador”, dice Bee Lee Liew, directora del departamento de diseño y producción de Malasia. “Así, nuestros diseñadores ahorran mucho tiempo, ya que no tienen que generar ningún PDF aparte. Esta es una de las mayores ventajas que Ansell WebCenter ha aportado al proceso de producción.”
Seguimiento automático de la fase de aprobación
Ansell WebCenter introduce el proyecto automáticamente en el proceso de aprobación indicado por el gestor de proyectos. Los revisores pueden aprobar o rechazar el diseño. Si se rechaza, el diseño se manda de nuevo el diseñador para que este aplique los cambios. Una vez corregido, el diseño vuelve a entrar en el flujo de trabajo de Ansell WebCenter para seguir el proceso de aprobación.
Con Ansell WebCenter, todos los participantes están al día de la evolución del proyecto y las respectivas responsabilidades están muy claras. Si se produce algún retraso –por ejemplo, cuando un revisor tarda demasiado en aprobar un diseño–, Ansell WebCenter envía un recordatorio diario a la persona en cuestión.
“Ansell WebCenter me proporciona toda la información que necesito”, añade Maïa Barbier. “Ya no tengo que pasarme el día enviando mensajes y controlando que las aprobaciones lleguen a tiempo. Todos los implicados pueden ver el estado del proyecto y los posibles retrasos, incluso la persona que lo está provocando.”
Una vez obtenidas todas las aprobaciones, el propio gestor del proyecto le da el visto bueno final y el diseño se manda automáticamente a producción. Acto seguido, el departamento de diseño y producción de Ansell toma el diseño aprobado de Ansell WebCenter y lo envía al impresor o al fabricante externos. Luego, estos proveedores mandan una prueba digital que también se carga en Ansell WebCenter para que el gestor de proyectos la valide. Si es necesario efectuar algún cambio, puede hacerse a través de Ansell WebCenter. Ahora mismo, Ansell está ampliando el acceso al sistema para que los impresores y fabricantes externos puedan descargar los diseños y cargar las pruebas directamente.
Una mejora impresionante
Todos los implicados en el proceso de producción de Ansell están satisfechos con los cambios que Ansell WebCenter ha aportado a la empresa.
“La necesidad de protección que tiene el mundo nunca se acaba, así que Ansell está siempre investigando, desarrollando e invirtiendo para mantenerse en cabeza de la innovación en materia de productos y tecnologías”, afirma Will Credicott, especialista en comunicación digital, corporativa y marketing de Ansell. “Ansell WebCenter nos ayuda a conseguirlo. Al mejorar los procesos, delegar decisiones y conectar al personal de I+D y producción, hemos reducido el tiempo de producción de envases en un 50%.”
Según Eric Humbert, los gestores de proyectos que utilizan Ansell WebCenter han notado mucho la mejoría: “El grado de colaboración ha aumentado considerablemente, y el resultado puede observarse en el tiempo que ahora se tarda en producir un envase. Antes, nos llevaba entre sesenta y noventa días. Ahora, el objetivo es hacerlo en la mitad de tiempo. En algunos casos, somos capaces de actualizar un envase en solo veintiún días.”
Aparte de producir los envases más rápido, el proceso es mucho más fluido. “Sustituir el proceso manual anterior por Ansell WebCenter ha significado un cambio enorme en la manera de diseñar y producir los envases. Como Ansell WebCenter proporciona una visión global del proceso entero, la responsabilidad de cada uno en el éxito del proyecto está mucho más clara”, concluye Barbier.
