¿Cuál es el nivel de mermas y desperdicios que en general tiene una empresa media de impresión? Probablemente se han oído cifras que pueden oscilar entre el 0,5% y el 10%, si se piensa solamente en materiales pero, seguro que es mucho más, si se incluye el tiempo de producción perdido.
Es obvio, por otra parte, que hay diferencias muy importantes entre unas empresas y otras. Parece que, cuando se trata este tema en la industria gráfica, se considera como inevitable y algo normal que ocurran esas ineficacias. Y, en muchos casos, cuando se compara entre empresas, no se habla siempre de lo mismo y se comparan peras y manzanas.
Hay dos razones principales que contribuyen a esa variabilidad: la falta de definiciones adecuadas de lo que se puede considerar mermas y desperdicios y la insuficiencia de sistemas de medición que sean capaces de captar los costos y la frecuencia en que ocurren esas pérdidas.
Definición de las mermas y de los desperdicios
Para poder mejorar un proceso se debe poder medir con exactitud y no puede hacerse esta medición a menos que se haya definido convenientemente el problema. Alguien dijo que "un problema bien definido es un problema medio resuelto".
Las mermas son consecuencia de un error que se ha identificado después de la impresión. Esto precisa entonces volver a imprimir el producto o hacerle un abono al cliente. Entre los ejemplos que se pueden dar como causas de tener que reimprimir están la variación de color, un corte erróneo, un número no suficiente de ejemplares o una corrección que no se introdujo. Las mediciones de las mermas se hacen normalmente en base a su costo. Por ejemplo, la reimpresión debida a una variación de color puede costar 1500 Euros.
Los desperdicios se definen como la cantidad de tiempo y de materiales que se consumen durante un proceso de producción y que no pueden facturarse al cliente. Los desperdicios incluyen el consumo excesivo de materiales y de mano de obra. Como ejemplos de desperdicios están la repetición de planchas, el tiempo excesivo de puesta a punto, las ineficiencias de producción, etc.
Las mediciones de los desperdicios se relacionan con el proceso. Por ejemplo, el 4% de las planchas producidas la semana pasada tuvieron que repetirse.
La dirección acostumbra a centrarse en las mermas porque resultan más fáciles de medir y sus costos son más obvios. Por ejemplo, resulta difícil no darse cuenta de que se tuvo que hacer una reimpresión con un costo de 4000 Euros debido a la presencia de motas en los fondos impresos.
Los desperdicios son parte del proceso habitual de trabajo y resultan más difíciles de detectar y, además, muchas veces se consideran como inherentes al propio proceso.
Estos costos "ocultos" pueden llegar a tener mucha importancia en el tiempo. Si un impreso tiene unas repeticiones de planchas que son del 4%, el gasto mensual de esta operación complementaria puede ser del orden de 4000 Euros (40 planchas repetidas a un coste de 100 Euros por plancha, en concepto de papel, planchas y mano de obra). Incluso si el coste de ese desperdicio de 4000 Euros es el doble del coste de las mermas de 2000 Euros, la dirección de la empresa acostumbra a centrarse en las mermas porque son más aparentes.
Benchmarking
Si se van midiendo con una cierta exactitud estos dos parámetros, se puede utilizar la técnica de benchmarking para estimular el progreso continuo en los procesos que generan las mermas y los desperdicios.
El benchmarking es un estándar mediante el cual se pueden medir y comparar un parámetro. Se utiliza para comparar los niveles de actuación actuales con lo que se tenían antes o los que tiene el mercado o la competencia si se conoce esta información.
Los resultados indican si se está mejorando, se está sólo manteniendo o se está empeorando. Esto tiene especial importancia si se puede comparar con la media del mercado y saber, entonces, hasta qué punto se puede mejorar con respecto a los líderes del mercado.
Medición de las mermas
Las mermas pueden medirse de dos maneras: mediante la frecuencia de las ocurrencias de esas mermas y mediante el valor en Euros de las repeticiones de los trabajos y de los abonos de los clientes.
El valor de las mermas puede obtenerse mediante un sistema de análisis de costes. En aquellos casos en los que se precisa repetir un trabajo, conviene abrir un nuevo número de orden de fabricación. Entonces, los operarios deben cargar el tiempo y los materiales correspondientes a la producción de esa repetición a ese nuevo número de trabajo.
Si la empresa no dispone de un sistema de análisis de costes, se puede obtener la cifra correspondiente a esa repetición tomándola de sistema de presupuestos. Se acumulan totales del mes y del año que se pueden después utilizar para realizar el benchmarking o comparación con valores de referencia.
Para tener en cuenta la variación en carga de trabajo, el valor de las mermas pueden expresarse como porcentaje de las ventas de la empresa.
Podríamos decir que hay dos métodos para medir las mermas y los abonos a clientes: mediante el valor de la pérdida y mediante la frecuencia de las ocurrencias. El mejor método para determinar si la empresa está progresando en la reducción de las mermas es expresar esta situación como el valor de pérdida frente a las ventas en porcentaje y comparar los resultados frente a la situación de años anteriores o frente a los líderes de mercado.
Los diagramas de Pareto que se configuran para expresar la frecuencia de las causas de las mermas y de los abonos, pueden constituir una herramienta útil para mejorar la participación de los operarios con vistas a una reducción de los problemas más repetitivos.
Medición de los desperdicios
Hay dos tipos de desperdicios en una empresa de impresión: el desperdicio de materiales (planchas, papel, tintas, etc) y desperdicios de mano de obra (utilización no eficiente de la mano de obra, puestas a punto lentas, velocidades menores en los tirajes, paros y retrasos no programados, etc). El objetivo consiste en localizar y reducir todos los desperdicios que se tienen durante la fabricación de un producto.
Los desperdicios en la impresión offset de hojas pueden expresarse en forma de impresiones no utilizables. El operario anota el número de copias buenas y la cifra que arroja el numerador de la máquina. Los resultados pueden introducirse en una hoja de cálculo de manera que se pueden ir emitiendo tablas o gráficos con los resultados.
Si bien normalmente los desperdicios durante la puesta a punto se incluyen en el presupuesto original del trabajo, conviene también controlar y reducir este parámetro. Si el impresor puede ir reduciendo progresivamente la cantidad de desperdicio planificado, que se prevé que hace falta para la realización de un producto, se pueden tener unos ahorros importantes en redución de papel, de tinta y de tiempo de máquina.
Aunque tan sólo sea una reducción relativamente pequeña del número de copias, se tiene enseguida un ahorro anual importante. Por ejemplo: si la empresa compra anualmente por valor de 2 millones de Euros al año en papel, el hecho de ahorrar una copia de cada 100 (1%) puede representar un ahorro anual en papel de 20.000 Euros. Con el mismo método se puede también medir el coste o ahorro en la repetición de planchas o en desperdicios durante el tiraje.
Tanto la puesta a punto como la velocidad de impresión se miden para analizar la eficiencia en cuanto a tiempo. Si una máquina tira a una velocidad más baja o se precisa una puesta a punto más larga que lo que se tenía en niveles anteriores, este exceso se ha de considerar como un desperdicio.
Comunicación interna y participación de los empleados
Uno de los aspectos clave para reducir las mermas y los desperdicios es compartir la información con el personal de la organización para que se use y se pueda buscar caminos de acción para la mejora. Este tipo de gráficos y tablas necesita ir siendo actualizado periódicamente. Debe ser algo fácil de entender de manera que se pueda identificar claramente cuándo las mermas y los desperdicios bajan, continúan o empeoran.
