De hecho, la planificación técnica del trabajo tendrá dos áreas claras de tratamiento y actuación.
En primer lugar la planificación referida a la forma en la que se plantea el trabajo para su producción. Este aspecto es de vital importancia. Un planteamiento concreto puede ser el más económico para una determinada gama de tirajes, pero no para tirajes fuera de esa gama, para los que existirá otro planteamiento, en la misma máquina o en una alternativa, que permitirán unos costes menores.
Esta comparación se debe realizar imprescindiblemente para el conjunto de instalaciones propias, aunque podrían incluirse alternativas de subcontratación.
En segundo lugar existe la planificación técnica del ciclo productivo al referirnos a la forma de trabajar en cada fase de producción, con los aspectos que tienen en cuenta en forma de condicionantes o especificaciones para asegurar el resultado en cada caso. En cierto sentido, podríamos hablar de estandarización del proceso, pero teniendo en cuenta la naturaleza de cada trabajo y sus necesidades. Planificar en este sentido significa realizar una previsión del conjunto de requisitos del trabajo para cada fase de producción, obteniendo el objetivo descrito. Sobre este aspecto se ha tratado en otros documentos de carácter técnico y no vamos a insistir en este caso.
El planteamiento del trabajo
No vamos a tratar en profundidad este aspecto en este apartado, ya que se precisaría de un libro entero para ello. Sin embargo, vamos a realizar una serie de comentarios y sugerencias que pueden ayudar al lector en una gestión más eficiente.
Normalmente, el planteamiento del trabajo se realiza ya en la preparación del presupuesto, y se centra esencialmente en las necesidades de acabados (encuadernación, guillotinado, etc.) y en los formatos disponibles de impresión. Aunque para un trabajo no exista un presupuesto, es evidente que es imprescindible realizar esta planificación antes de iniciar la producción.
Existen diversos aspectos que condicionan el coste de producción en función de la forma de producción elegida.
a) Tipo de Acabado
Para la planificación de la forma de realización de un trabajo, en primer lugar se deben entender los condicionantes que los procesos de acabado imponen. Por ejemplo, un libro exigirá la disposición de las páginas en pliegos, separándolas de una forma específica (pudiendo estar separadas o no por el lomo en función del tipo de encuadernación), etc. o, en el caso de unas etiquetas, en función del tipo de impresión será necesario disponer de un doble corte o de un corte único.
b) Distribución del contenido sobre las diferentes formas impresoras
Una vez se tiene claros los condicionantes de los procesos de acabado, se puede identificar las posibles formas de disponer el contenido a reproducir sobre el papel a imprimir.
Disponiendo del número de páginas/hojas que forman un ejemplar (una en el caso de una etiqueta, papel de carta, etc..., y las correspondientes a toda la publicación para revistas, libros, etc...) y considerando su formato, el espaciado entre páginas requerido en los procesos de acabado, los formatos de papel y máquina disponibles, y los condicionantes de impresión como la reserva para pinzas de impresión o los márgenes a mantener alrededor del pliego, se calcula la mejor disposición sobre el papel.
Aunque esto pueda ser algo que en la mayoría se casos sea bastante intuitivo para profesionales experimentados, creemos que se debe atender a un cálculo preciso, especialmente para descubrir el formato mínimo de papel necesario (para casos de fabricaciones especiales) o para casos más complejos como la distribución de pequeños elementos (etiquetas, etc.).
No se debe elegir un planteamiento del trabajo y despreciar el resto. Se deben elegir las opciones más convenientes y realizar el cálculo económico para todas ellas. Pueden existir sorpresas, a parte de que en función de la cantidad a imprimir puede variar la mejor opción.
c) La distribución del contenido de color y el coste de producción
En el caso de publicaciones, formadas por diversos pliegos, es posible que no todas las páginas vayan impresas con el mismo número de tintas. Este aspecto es importante cuando se pretende descubrir la forma más económica de producción.
Disponiendo de las posibles distribuciones en pliegos, y de la ubicación de las diferentes páginas de color (por ejemplo para una revista que contiene páginas en cuatricromía y páginas en negro) se debe identificar el planteamiento que implica un consumo menor de planchas. Se deben estudiar posibilidades de tiro/retiro, así como la inclusión de dos pliegos en una hoja de impresión en vez de imprimir uno mayor. A pesar de que esto seguramente encarecerá la encuadernación, normalmente es mayor el ahorro en impresión.
Existen formas bastante simples para realizar la identificación de dónde se situará cada una de las páginas de una publicación, una vez se identifica el tipo de pliego, incluso para el caso de pliegos alzados a caballo.
d) Estructuración de los costes en el cálculo
A la hora de valorar el coste de producción según un determinado planteamiento, es fundamental agrupar los tipos de costes que forman el conjunto en dos grandes grupos. Por una parte se deben identificar los costes llamados “fijos” y que se generan en las preparaciones de equipos, en preimpresión, etc., de forma que son precisos para la consecución de la primera copia, y serán idénticos sea cual sea la cantidad total producida.
Por otra parte, se deben agrupar los costes llamados “variables”, que incluyen todos aquellos costes que se generan a medida que se van obteniendo nuevas copias. Están formados esencialmente por los tiempos de tiraje de los equipos de impresión y de acabados, las operaciones de manipulados manuales, y la parte de consumos variable (del papel, tinta, etc.)
Téngase en cuenta que en tipos de coste, como el papel, existe parte fija (la consumida durante la preparación de las máquinas) y parte variable (la consumida durante la producción propiamente).
Una vez realizada esta estructuración y conseguido el coste “fijo”, el coste “variable” para la cantidad, y el coste total, se debe dividir el coste “variable” por el número de ejemplares para disponer del coste “variable por unidad”. Este valor es francamente útil para el recálculo de cantidades alternativas.
Llamando F al coste fijo calculado, V al coste variable por unidad, E al número de ejemplares valorados o a valorar, y C al coste total de producción, se puede construir la siguiente fórmula que, al variar las cantidades de E, irá dando el coste total para cualquier cantidad.
La expresión es: C = F + VxE
Además, con esta expresión es posible comparar dos formas alternativas de plantear el trabajo, en aquellos casos en los que dependiendo de la cantidad pueda ser mejor una u otra, a nivel económico.
En este sentido, si llamamos F(a) y V(a) a los fijos y variables unitarios de la primera alternativa y F(b) y V(b) a los fijos y variables unitarios de la segunda, se puede llegar a la siguiente expresión en la que E indica la cantidad en la que los costes de producción son equivalentes y que, consecuentemente, representa la cantidad a partir de la cual será más económico dejar de utilizar una de las opciones para utilizar la alternativa. La opción con F menores será la conveniente antes de la E obtenida y, obviamente, la que tenga F mayores será la opción a elegir por encima de la cantidad E.
La expresión de este cálculo es: E = (F(a)-F(b)) / (V(b)-V(a))
Objetivo: Evitar el retroceso de un trabajo en el flujo de producción
La planificación técnica de un trabajo no se reduce al planteamiento del método de producción. Tanto o más importante que ello es disponer de un sistema de producción que sea “seguro y fiable”, obteniendo para cada una de las fases del flujo de información y productivo el resultado esperado, sin sorpresas, y sin necesidad de retroceder en la secuencia de producción para consultas o para revisiones o repeticiones.
Este detalle es el que es realmente importante: evitar el retroceso en el flujo de producción.
El aseguramiento del resultado ya se inicia con la recogida del pedido del cliente, o incluso de los detalles necesarios para el cálculo del presupuesto. Es importante que en el contacto con el cliente y en la recogida de información se consiga todo lo que es necesario para que no existan consultas posteriores.
Esto se hace especialmente importante cuando se recogen ficheros digitales de los clientes. Normalmente, quien recoge la información digital no dispone de medios ni conocimientos para enjuiciar la validez del contenido para su reproducción.
Sin embargo, si que es posible asegurarse de que el material recogido está claro, bien identificado, y que no faltan elementos esenciales, como imágenes o fuentes. Se debe formar al equipo comercial en este sentido.
Es interesante disponer de formularios de recogida de trabajos en manos de los clientes o comerciales para la transmisión del trabajo “digital” de unos a otros.
Ya en manos de la empresa, se debe realizar un “preflight” del contenido entregado para asegurarse que se adecua a las necesidades de la empresa, y que no presentará problemas posteriores en la producción de preimpresión. Este preflight se debe realizar en el momento de recibir el trabajo, y no cuando se va a trabajar con él. Sólo de este modo es posible reaccionar a tiempo y solicitar el contenido que falte o corregirlo, de manera que se pueda cumplir con los plazos de entrega comprometidos.
Sin duda, la falta de revisión y los problemas que los trabajos digitales están ocasionando a las empresas receptoras, es una de las asignaturas pendientes de la industria gráfica y en la que más se está trabajando, en forma de automatismos y concienciación de las diferentes partes implicadas.
Una vez dentro del ciclo productivo propio, es importante que el conjunto de información relativa a las necesidades del trabajo sea completa. Es demasiado frecuente encontrar entornos en los que son constantes las consultas para aclarar lo que se debe hacer con un trabajo. Este aspecto se encuentra dentro de las tres causas más importantes de pérdidas de costes en la industria gráfica.
Además de los aspectos relativos a descripción del trabajo, se deben identificar los condicionantes de las fases posteriores de producción para su consideración al preparar el trabajo en fases anteriores.
Del mismo modo que una disposición de páginas de una revista sobre el papel en forma de un pliego “imposible” puede exigir la repetición de la impresión, en el entorno de la preimpresión electrónica existen muchos aspectos que se deben conocer sobre las características del proceso de impresión.
Se debe saber, por ejemplo, que existen determinados espesores de línea que no se podrán reproducir, o que cada tipo de soporte tiene una lineatura de trama óptima.
Costes de las ineficiencias
Si se pretende avanzar en la reducción de costes, se debe saber dónde actuar. Para ello, es imprescindible recoger información de producción debidamente clasificada, identificando ineficiencias.
El sistema de recogida de información de taller puede ser tanto escrito como informatizado, eso no importa tanto como el tipo de trato que se dé luego a la información.
Con frecuencia existen sistemas implantados (o intentos) que sólo sirven para distraer a los operarios y para lamentarse puntualmente de trabajos que se han desviado en exceso de lo previsto (aunque normalmente en esos casos eso se detecta sin necesidad de recoger ninguna información).
La clasificación en la recogida de información debe basarse en tipos de actividades, tanto productivas como no productivas, identificando en qué momento se producen y cuanto duran (a través de la indicación de hora de inicio y de fin de esa actividad) así como la producción realizada para las productivas.
Es importante que se registre todo el tiempo de presencia, garantizando así que se descubrirán realmente dónde se está perdiendo dinero.
El sistema debe hacer fácil el tratamiento informático de la información, permitiendo emitir estadísticas en forma de ritmos de producción (tiempos de preparación, velocidades de producción...), así como rentabilidad por área de actividad, clientes, tipos de trabajo, etc...
De forma cíclica se debe analizar la realidad de la producción, identificando áreas de progreso, e implantando mejoras que permitan la disminución de los costes. Es imprescindible evaluar, posteriormente, el resultado de la mejora implantada.
Para decidir un orden de actuación en las problemáticas a solventar, se debe tener en cuenta tanto el “nivel de problema” en cada caso, como la facilidad de implantar medios de minimizarlo.
Evidentemente, además de conocer los tiempos en cada caso, se deberá conocer el coste horario para cada unidad productiva para identificar el coste del tiempo dedicado y, consecuentemente, su nivel de importancia.
