Redacción Alabrent
El HUB de Servicios Documentales de Canon es un centro de producción multicliente y multiservicio dotado de la tecnología y recursos humanos necesarios para absorber cualquier necesidad de gestión documental. Toda la versatilidad se basa en el concepto de ‘Pirámide de Servicios Documentales’ que Canon ha desarrollado, siendo el HUB su máximo exponente. Sus principios básicos son: la canalización de la información desde un entorno de entrada multicanal, la clasificación para distribuir y hacer accesible dicha información de manera deslocalizada y concurrente y el facilitar su gestión en el proceso de negocio que corresponda.
Gestión de las comunicaciones con las AAPP
Las empresas y profesionales tienen la obligatoriedad de comunicarse con la Administración Pública a través de medios electrónicos. Esto afecta al tratamiento de las notificaciones electrónicas que se reciben a diario de los distintos organismos públicos. El objetivo del servicio de gestión de notificaciones electrónicas es centralizar la gestión de las comunicaciones con las Administraciones Públicas en una única plataforma que reciba todas las notificaciones. Además, de esta manera las empresas podrán automatizar la descarga de las notificaciones que se remiten desde las AAPP y, asegurar su distribución de forma correcta.
Para implementar la solución con éxito, el equipo de profesionales de Canon sigue los siguientes pasos:
- Consultoría: Canon ayuda a las compañías a diseñar la organización interna y a definir un modelo de gobierno de tramitación digital para el Sector Público. Además, desde Canon, se ayuda a las empresas a establecer las reglas de actuación dentro de un Protocolo de Tramitación Digital ante el Sector Público que sirva como norma interna obligatoria y que ayude a contribuir a cumplir las obligaciones de compliance de la empresa, de modo que ésta pueda acreditar su actuación diligente.
- Centralización cloud de los certificados para autenticación delegada en sede electrónica: se agrupan los certificados digitales en un único punto, gestionando y controlando en tiempo real el uso que se hace de ellos.
- Automatización de descarga: posteriormente se procede a la monitorización, automatizando la recepción de las notificaciones emitidas por los organismos públicos, evitando así la carga de trabajo que supone la consulta manual. La solución de Canon centraliza todas las notificaciones en un único buzón que permite descargar dichas notificaciones en el momento que se requiera y responder de manera inmediata desde la propia plataforma.
- Los flujos de reparto: el entorno Cloud permite el análisis de las notificaciones para su posterior reparto dentro de la plataforma de gestión documental. Además, de manera automática, distribuye los flujos de trabajo, de forma controlada y organizada, y permite gestionar las notificaciones electrónicas de manera ágil y eficaz, asignando a los usuarios que participan en el proceso de gestión y respuesta de las notificaciones.
El servicio de gestión de notificaciones electrónicas emitidas por las Administraciones Públicas de Canon puede aplicarse a cualquier organización, con independencia de su tamaño o sector.
‘Este servicio nace de nuestra experiencia en servicios de organización y reparto de documentación dentro de las compañías. Desde Canon buscamos facilitar la gestión documental, en todos sus ámbitos. Con este servicio, ayudamos a las empresas y a las Administraciones Públicas, a mejorar su comunicación de manera ágil y automatizada. – añade José Manuel González Brizuela, Channel Manager de Canon Business Services.
