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DocBridge Impress, creando correos con un único programa de software


Martes 16 de mayo de 2017   233

por Thomas Kübler, Senior expert Compart AG.


Pantalla del DocBridge Impress.
Una sola plantilla para todo

¿Qué haría si quiere crear una sola plantilla para una campaña internacional de mailing, en diferentes idiomas, en cualquier tipo de medio y además personalizado? ¿Eso es posible?

Los negocios dependen cada vez más de las comunicaciones electrónicas con los clientes. Lo que ocurre es que los documentos digitales continúan siendo generados basándose en formatos que proceden del mundo físico, algo que significa que no son particularmente idóneos para los medios electrónicos. Por ejemplo, los documentos A4 no tienen la apariencia igual de buena en un smartphone o en un tablet que en una página impresa.

Lo que se necesita es la capacidad de generar un documento que pueda ser enviado tanto de forma electrónica (web, móvil y dispositivos) como física (copia impresa). Si eso fuera posible cualquier medio de destino funcionaría porque la forma final del documento no importaría en el momento de su creación.

Abierto para todo

Así pueden ser las cosas, pero la realidad es diferente. Los correos son un ejemplo típico. Por lo general, un formato de destino específico se define al principio – normalmente en PDF debido a su amplia distribución y soporte a diversos medios. Sin embargo, PDF es un formato orientado a página, algo que hace difícil su visualización en pantallas pequeñas. En cualquier caso, no es el más indicado.

Lo ideal sería poder generar automáticamente un documento en el formato perfecto para cada medio, en el idioma deseado y para el usuario específico – y todo con una sola aplicación. Consideremos el siguiente ejemplo: el departamento de marketing de una compañía internacional de seguros tiene planificado realizar una campaña de mailing personalizados en alemán, inglés y francés a través de cartas por correo regular, así como de forma electrónica para los clientes con tabletas o smartphone. El procedimiento sería de la siguiente manera:
- Crear las plantillas
- Producir los correos basándose en los datos del cliente y en las plantillas
- Dar salida y enviar

Normalmente las plantillas de correos se crean con aplicaciones office estándar; sin embargo, éstas no permiten adaptar todos los requerimientos concretos de esta campaña, -multiidioma, capacidad multicanal y texto específico para el usuario, en una única plantilla. Es por eso que se crea una plantilla extra aparte para cada dispositivo final y para cada idioma – en este caso en nueve variaciones diferentes.

¿Algo especial para todos?

Parece lógico que cuantos más dispositivos finales y lenguajes existan, mayor es el esfuerzo y los gastos. Además se necesita incorporar siempre todos los cambios en todos los documentos. Otro problema es mostrar los documentos en los dispositivos finales dados. Las herramientas convencionales no soportan la vista previa directa del documento, algo que solo las soluciones alternativas hacen posible, por lo que tiene que crearse una vista previa del documento para todos y cada uno de los dispositivos finales.

Y no solo eso, las aplicaciones de office estándar que se usan para generar documentos no soportan el procesamiento en batch. ¿Por qué?. Porque no permiten que el formateo se realice en otra estación de trabajo sin grandes cambios de formato, de ahí que a menudo los correos tienen diferentes formatos de página y requieran consecuentemente correcciones.

No más líos

Sin embargo la situación parece completamente diferente con un software que soporte el diseño de documentos independiente de página y formato. Se simplifica enormemente la creación de plantillas de correo ya que admite la unión de contenidos en diferentes idiomas, información de diferentes bases de datos (incluyendo módulos de texto y datos del cliente) y otros elementos dentro de una sola plantilla.

Aquí, a diferencia del primer ejemplo, hay una única plantilla de correo en lugar de nueve diferentes. Incluso si se añaden posteriormente a la campaña otros idiomas y otros canales de salida, sigue siendo suficiente una única plantilla.

Tales aplicaciones funcionan con un formato de fuente única que finalmente hace posible generar documentos de manera uniforme para la impresión orientada a páginas, Web y dispositivos móviles finales. Así las campañas de correos no tienen problemas, sin importar el medio ni el idioma y evitando tener que aplicar múltiples plantillas.

Otra ventaja del diseño del documento independientemente de la página es que la representación física del documento no es un componente de la plantilla. Esto viene más adelante cuando se visualiza el documento en el dispositivo final individual. La separación del contenido de la representación ofrece otras ventajas: pueden añadirse posteriormente nuevos medios de destino (dispositivos finales o canales) sin tener que cambiar la plantilla.

Además, puede visualizarse el documento como está siendo creado sin importar el medio (smartphone, PC, tablet). De esa manera, los profesionales de los departamentos de marketing pueden revisar inmediatamente la plantilla (y corregirla si es necesario) antes de que vaya a producción, previniendo con antelación los costosos errores. La plantilla de correo terminada finalmente va a producción.

DocBridge Impress

DocBridge Impress es una solución universal y escalable para generar documentos homogéneos para impresión orientada a página, Web, dispositivos móviles y email. El software, que soporta todos los canales físicos y digitales, reúne los principales estándares para generar y formatear documentos bajo un mismo techo. Basado en HTML5, CSS, Unicode, SVG, XSL y XML, entre otros. Este enfoque no propietario hace que la solución sea eminentemente sostenible.

DocBridge Impress representa un cambio de paradigma en el diseño de documentos. Estos se generan independientemente del tamaño de página específico (predefinido), lo que significa que todos los documentos generados con DocBridge Impress tienen capacidad omnicanal y accesibilidad universal (libre de barreras PDF/US y WCAG).

DocBridge Impress soporta no solo procesamiento batch sino también transaccional individual sin requerir un conocimiento especializado por parte del usuario. La solución soporta reglas elementales de negocio, documentos multiidioma y un número de funciones orientadas a impresión como son códigos de barras, imposiciones y metadatos.


Más información de la empresa:
Compart Iberia, S.L.
28290 LAS ROZAS, España



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